Cùng Intech Group tìm hiểu sâu hơn về lưu đồ quy trình sản xuất, vai trò của nó, cũng như phân loại và các bước lập sơ đồ hiệu quả.

1. Giới thiệu về lưu đồ quy trình sản xuất

Lưu đồ quy trình sản xuất, còn được gọi là sơ đồ quy trình sản xuất, là một biểu đồ mô tả các bước cụ thể và tuần tự trong quá trình sản xuất hàng hóa. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng các công đoạn, hoạt động và quy trình từ đầu đến cuối.

Việc thiết kế lưu đồ quy trình sản xuất cần tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng như ISO 9001:2015 để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
 

2. Vai trò của lưu đồ quy trình sản xuất

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Lưu đồ giúp phân tích và đánh giá các bước trong quy trình sản xuất, từ đó tìm ra cách cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất làm việc.

• Tiết kiệm chi phí: : Hiểu rõ quy trình sản xuất qua sơ đồ giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội giảm thiểu lãng phí về nguyên liệu, thời gian và công năng, qua đó giảm chi phí sản xuất.

• Quản lý chất lượng:: Lưu đồ quy trình sản xuất giúp xác định các điểm kiểm tra chất lượng quan trọng trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.

• Hỗ trợ quản lý rủi ro:: Với một sơ đồ quy trình rõ ràng, doanh nghiệp có thể xác định và đánh giá các rủi ro trong sản xuất, từ đó có biện pháp quản trị và giảm thiểu rủi ro.

3. Phân loại lưu đồ quy trình sản xuất

Lưu đồ quy trình sản xuất thường được phân loại thành hai dạng chính: sơ đồ quy trình tổng quan và sơ đồ quy trình chi tiết.

Sơ đồ quy trình sản xuất

Sơ đồ quy trình tổng quan cung cấp cái nhìn vĩ mô về các bước chính trong một hoạt động sản xuất. Thông thường, sơ đồ này sẽ có từ 6 – 10 giai đoạn hoặc bước chính. Đây là công cụ hữu ích trong giai đoạn đầu của dự án, giúp xác định các bước triển khai và ưu tiên công việc.

Sơ đồ quy trình chi tiết

Biểu đồ quy trình chi tiết mô tả sâu hơn về các bước trong quy trình sản xuất, thường có nhiều hơn 15 bước hoặc giai đoạn. Sơ đồ chi tiết giúp hiểu rõ các bước cụ thể và độ phức tạp của quy trình sản xuất, đồng thời hỗ trợ trong việc truy gốc vấn đề và chuẩn hóa hoặc sửa đổi quy trình hiện có.

4. Các bước thực hiện lưu đồ quy trình sản xuất

Lưu đồ quy trình sản xuất là công cụ quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Để xây dựng một sơ đồ quy trình hiệu quả, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1: Lên danh sách các hoạt động

Đầu tiên, cần xác định và liệt kê tất cả các hoạt động diễn ra trong quy trình sản xuất. Điều này bao gồm các hoạt động như đầu vào nguyên liệu, lưu trữ, kiểm soát chất lượng, chuyển giao sản phẩm, vận chuyển, và các bước liên quan khác. Sau khi liệt kê, bạn sẽ gán các ký tự hoặc biểu tượng theo quy định đã được thống nhất, giúp dễ dàng nhận diện và theo dõi từng bước trong quy trình.

Trong giai đoạn này, bạn cũng nên bổ sung các thông tin quan trọng như phương tiện sản xuất, dây chuyền sản xuất, và các hoạt động kiểm tra hoặc xử lý các trường hợp không tuân thủ.

Bước 2: Sắp xếp các hoạt động theo quy trình 

Sau khi đã có danh sách các hoạt động, bước tiếp theo là sắp xếp theo trình tự hợp lý. Hãy tổ chức các hoạt động thành một chuỗi liên tiếp, đảm bảo rằng chúng diễn ra theo một quy trình logic và hiệu quả. Bạn có thể tham khảo quy trình hiện có để cải thiện hoặc điều chỉnh cho quy trình mới.

Bước 3: Vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Vẽ sơ đồ quy trình sản xuất có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp. Trước đây, các nhân viên thường vẽ tay sơ đồ quy trình, nhưng hiện nay, nhờ vào sự phát triển của công nghệ, việc này trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ phần mềm như Microsoft Word, Excel, hoặc các công cụ thiết kế chuyên dụng như ThinkComposer, Edraw Org Chart, và RFFlow để tạo ra lưu đồ quy trình một cách dễ dàng và chính xác.

Bước 4: Kiểm tra trước khi công bố

Trước khi công bố sơ đồ quy trình sản xuất, bạn cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của nó. Đảm bảo rằng tất cả các bước trong quy trình được liệt kê đầy đủ, không bỏ sót bất kỳ bước nào. Hãy bổ sung các bước trung gian cần thiết và đối chiếu với quản lý để xác nhận rằng sơ đồ đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

Bước 5: Chạy thử và theo dõi suốt quá trình

Sau khi sơ đồ quy trình được phê duyệt, hãy đưa nó vào thực tiễn bằng cách chạy thử và kiểm định trong suốt quá trình hoạt động. Đảm bảo rằng lưu đồ quy trình được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi hoặc điều chỉnh trong quy trình sản xuất. Điều này giúp duy trì sự tương thích của sơ đồ với thực tế hoạt động và nâng cao hiệu quả sản xuất.

5. Cách vẽ lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất

Cũng giống như hầu hết cách vẽ sơ đồ quy trình nghiệp vụ khác, nhìn chung, các bước vẽ lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng sản xuất cũng cần phải trải qua 5 giai đoạn cơ bản gồm: Lên danh sách các hoạt động, sắp xếp các hoạt động theo quy trình, vẽ sơ đồ, kiểm tra trước khi công bố và chạy thử. Trong đó, bước sắp xếp các hoạt động theo quy trình được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Tiếp nhận sản phẩm cần kiểm tra

Quy trình kiểm soát chất lượng bắt đầu bằng việc tiếp nhận sản phẩm cần kiểm tra. Các sản phẩm có thể là:

• Thành phẩm hoàn chỉnh: Sản phẩm đã sẵn sàng phân phối ra thị trường.

• Bán thành phẩm: Sản phẩm chưa hoàn thiện nhưng sẵn sàng cho các công đoạn tiếp theo.

• Nguyên vật liệu thô: Các nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.

Bước 2: Kiểm tra sản phẩm

Kiểm tra sản phẩm là bước quan trọng để xác định xem sản phẩm có đạt tiêu chuẩn chất lượng hay không. Trong giai đoạn này, có hai trường hợp chính:

• Không đạt yêu cầu: Khi phát hiện khiếm khuyết hoặc hư hỏng, sản phẩm sẽ được chuyển sang công đoạn sửa chữa hoặc làm lại để đạt tiêu chuẩn yêu cầu.

• Đạt yêu cầu: Sản phẩm hoặc nguyên liệu đạt tiêu chuẩn sẽ được chuyển tiếp đến các công đoạn sản xuất tiếp theo hoặc sẵn sàng để phân phối ra thị trường.

Bước 3: Kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi sửa chữa

Sau khi sản phẩm đã được sửa chữa hoặc làm lại, cần thực hiện một lần kiểm tra chất lượng nữa để đảm bảo rằng các vấn đề đã được khắc phục và sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu. Các sản phẩm vượt qua kiểm tra sẽ được chấp thuận để sử dụng hoặc bán ra thị trường. Những sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ hoặc gửi lại để sửa chữa/làm lại.

Ví dụ:
 

Kết luận

Việc xây dựng một lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng rõ ràng và chi tiết là rất quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Quy trình này giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lỗi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Mọi vướng mắc xin vui lòng liên hệ 0983 113 387 hoặc 0966 966 032 để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời.