Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đồng bộ các yếu tố này, dẫn đến lãng phí nguồn lực và hiệu suất chưa đạt ở mức cao nhất. Vậy điều hành sản xuất là gì, thách thức ra sao và đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả điều hành? Cùng Intech Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Điều hành sản xuất là gì?

Điều hành sản xuất là quá trình tổ chức và kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp từ quản lý nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân lực cho đến giám sát tiến độ và chất lượng thành phẩm. Mục tiêu là đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả, đúng tiến độ, tiết kiệm chi phí và đáp ứng yêu cầu chất lượng.

Điều hành sản xuất đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa chi phí sản xuất, đảm bảo tiền độ giao hàng và giúp doanh nghiệp có khả năng tăng cạnh tranh trên thị trường

Điều hành sản xuất và quản trị sản xuất có sự khác nhau. Nếu như quản trị sản xuất tập trung vào các chiến lược dài hạn như hoạch định công nghệ, đầu tư máy móc hay phát triển sản phẩm mới, thì điều hành sản xuất lại liên quan trực tiếp đến việc vận hành và triển khai các kế hoạch sản xuất hàng ngày. 

2. Thách thức đặt ra trong điều hành sản xuất hiện nay

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc điều hành sản xuất đang đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng:

- Thiếu khả năng tổng quan quy trình sản xuất: Khi thông tin sản xuất bị phân mảnh, nhà quản lý khó có được cái nhìn toàn diện, từ đó dẫn đến các quyết định chậm trễ hoặc không chính xác.

- Kiểm soát chất lượng sản phẩm kém hiệu quả: Lỗi kỹ thuật, sai sót trong khâu sản xuất khiến doanh nghiệp lãng phí nguyên vật liệu, nhân lực và thời gian xử lý.

- Tồn kho không tối ưu: Việc dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu có thể gây gián đoạn dây chuyền sản xuất hoặc gia tăng chi phí lưu kho không cần thiết.

- Áp lực cạnh tranh về giá và thời gian giao hàng: Doanh nghiệp cần sản xuất nhanh, giá thành thấp nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng.

- Thiếu hụt lao động chất lượng cao: Việc đào tạo và giữ chân nhân sự giỏi trong ngành sản xuất đang là thách thức lớn, đặc biệt với các dây chuyền sản xuất ứng dụng công nghệ.

- Biến động từ thị trường và chuỗi cung ứng: Những yếu tố như dịch bệnh, xung đột chính trị, biến động nguyên vật liệu… khiến việc dự báo và lên kế hoạch sản xuất trở nên khó khăn hơn.

- Áp lực chuyển đổi số trong sản xuất: Nhiều doanh nghiệp gặp trở ngại trong việc tích hợp công nghệ số vào điều hành, do thiếu ngân sách, nhân lực hoặc kinh nghiệm triển khai.

3. Quy trình điều hành sản xuất hiệu quả

Một quy trình điều hành sản xuất bài bản thường bao gồm 5 bước chính sau:

Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất

Đây là bước đầu quan trọng trong chuỗi điều hành sản xuất. Mục tiêu là xây dựng chiến lược cụ thể cho toàn bộ quy trình sản xuất gồm:

- Xác định địa điểm, thời gian và phương thức sản xuất phù hợp.

- Dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, xác định sản lượng và thời hạn hoàn thành.

- Lên lịch sản xuất và phân bổ nguồn lực tối ưu.

Kế hoạch sản xuất rõ ràng giúp quá trình vận hành diễn ra trơn tru và kiểm soát được tiến độ cũng như chi phí.

Bước 2: Kiểm soát sản xuất

Giai đoạn kiểm soát nhằm đảm bảo các hoạt động sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra:

- Theo dõi chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và chi phí phát sinh.

- Tối ưu hiệu suất sử dụng nhân lực, máy móc và vật tư.

- Kịp thời xử lý sự cố, điều chỉnh linh hoạt trong quá trình sản xuất.

Việc kiểm soát sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì năng suất ổn định và giảm thiểu rủi ro.

Bước 3: Lập lịch sản xuất chi tiết

Lập lịch sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và linh hoạt của dây chuyền sản xuất:

- Phân bổ nhân sự, máy móc theo năng lực phù hợp.

- Điều phối ngân sách nguyên vật liệu và nhân công hợp lý.

- Chủ động ứng phó với biến động về nhu cầu hoặc chuỗi cung ứng.

- Sử dụng các chỉ số hiệu suất (KPIs) để theo dõi và điều chỉnh lịch trình.

- Lịch sản xuất hợp lý giúp doanh nghiệp giảm gián đoạn và tối ưu hàng tồn kho.

Bước 4: Bảo trì và sửa chữa thiết bị

Thiết bị là nền tảng của mọi hoạt động sản xuất. Do đó, công tác bảo trì cần được chú trọng:

- Bảo trì phản ứng: Sửa chữa ngay khi thiết bị xảy ra sự cố.

- Bảo trì phòng ngừa: Lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ để ngăn ngừa hỏng hóc.

- Bảo trì dự đoán: Ứng dụng công nghệ AI, IoT để dự báo tình trạng thiết bị trước khi gặp trục trặc.

Duy trì hệ thống vận hành ổn định giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa và giảm thời gian ngừng máy.

Bước 5: Quản lý hàng tồn kho sản xuất

Một trong những yếu tố sống còn trong điều hành sản xuất là quản lý tồn kho:

- Đảm bảo đủ nguyên vật liệu phục vụ liên tục cho sản xuất.

- Tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt gây gián đoạn.

- Ứng dụng phần mềm quản lý kho để hiển thị lượng tồn theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác.

Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.

4. Các phương pháp điều hành sản xuất hiệu quả

Dưới đây là các phương pháp cải tiến quy trình sản xuất phổ biến, giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất, giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận:

Phương pháp Six Sigma 

Six Sigma là phương pháp quản lý chất lượng được áp dụng rộng rãi nhằm giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình sản xuất. Mục tiêu của Six Sigma là đạt mức chất lượng gần như hoàn hảo.

Nguyên tắc cốt lõi:

• Áp dụng quy trình DMAIC gồm 5 bước: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải tiến), Control (Kiểm soát).

• Dựa trên dữ liệu thực tế để phân tích và đưa ra quyết định.

• Tập trung giảm biến động và đảm bảo quy trình sản xuất ổn định, đồng đều.

Six Sigma giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất một cách khoa học và đo lường được hiệu quả cụ thể.

Phương pháp TPM 

TPM (Total Productive Maintenance) là phương pháp bảo trì toàn diện giúp đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động ổn định, giảm thiểu sự cố và gián đoạn trong sản xuất.

Nguyên tắc vận hành:

• Bảo trì phòng ngừa: Tiến hành bảo dưỡng định kỳ để tránh hỏng hóc bất ngờ.

• Đào tạo nhân viên: Tăng cường khả năng tự bảo trì của đội ngũ vận hành.

• Tối ưu thiết bị: Giữ thiết bị ở trạng thái hoạt động tốt nhất để giảm thời gian chết.

TPM giúp tăng tuổi thọ thiết bị, giảm chi phí bảo trì và duy trì năng suất ổn định.

Phương pháp Kaizen

Kaizen là phương pháp cải tiến sản xuất nổi tiếng của Nhật Bản, tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ nhưng liên tục nhằm tối ưu quy trình.

Lợi ích chính:

• Loại bỏ các hoạt động không cần thiết, giảm lãng phí và sản xuất dư thừa.

• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và toàn bộ hệ thống sản xuất.

• Dựa trên dữ liệu thực tế để xác định điểm nghẽn cần cải tiến.

Với Kaizen, doanh nghiệp có thể từng bước nâng cao hiệu quả điều hành sản xuất mà không cần thay đổi lớn trong một thời gian ngắn.

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Sản xuất tinh gọn là phương pháp tập trung loại bỏ lãng phí trong quy trình sản xuất, đồng thời nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Thông qua việc cắt giảm các bước không cần thiết, giảm thời gian chờ và tối ưu hóa nguồn lực, Lean giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải thiện tính cạnh tranh.

Lợi ích nổi bật:

• Giảm tồn kho và chi phí lưu kho

• Tăng năng suất và chất lượng đầu ra

• Nâng cao sự linh hoạt trong vận hành sản xuất

Chu trình cải tiến liên tục PDCA

PDCA viết tắt của Plan (lập kế hoạch) – Do (thực hiện) – Check (kiểm tra) – Act (điều chỉnh) là phương pháp cải tiến theo chu kỳ giúp tối ưu từng bước trong quá trình sản xuất.

4 giai đoạn chính:

• Plan: Lập kế hoạch và xác định vấn đề cần cải tiến

• Do: Thực hiện thử nghiệm giải pháp trên quy mô nhỏ

• Check: Đánh giá kết quả thực hiện

• Act: Áp dụng chính thức nếu hiệu quả hoặc điều chỉnh thêm

PDCA giúp tạo ra nền tảng cải tiến bền vững trong điều hành sản xuất.

Phương pháp 5 Whys 

5 Whys là kỹ thuật phân tích vấn đề bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tiếp 5 lần để truy ngược đến nguyên nhân sâu xa nhất. Đây là công cụ hữu ích giúp nhà điều hành nhanh chóng xử lý sự cố và cải tiến quy trình hiệu quả, thay vì chỉ giải quyết phần ngọn.

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM)

BPM (Business Process Management) là cách tiếp cận giúp phân tích, tối ưu và tự động hóa các quy trình sản xuất. Với BPM, doanh nghiệp có thể:

• Nhận diện nút thắt trong sản xuất

• Mô hình hóa quy trình lý tưởng

• Tự động hóa một phần hoặc toàn bộ hoạt động

• Theo dõi và điều chỉnh để tối đa hiệu quả vận hành

Phương pháp 5S

5S là phương pháp tổ chức và duy trì môi trường làm việc ngăn nắp, hiệu quả, gồm 5 bước:

• Sàng lọc: Loại bỏ vật dụng không cần thiết

• Sắp xếp: Bố trí công cụ, vật tư khoa học

• Sạch sẽ: Duy trì vệ sinh nơi làm việc

• Chuẩn hóa: Thiết lập quy chuẩn để giữ gìn

• Duy trì: Lặp lại quy trình để xây dựng thói quen

Phương pháp 5S góp phần cải thiện năng suất và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Phương pháp Just-In-Time (JIT)

Just-in-time (JIT) là phương pháp quản lý sản xuất nhằm sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, vào đúng thời điểm cần thiết.

Nguyên tắc chính của JIT:

• Sản xuất theo nhu cầu thực tế: Không sản xuất thừa

• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Nguyên vật liệu được cung cấp đúng lúc

• Giảm tồn kho: Hạn chế tối đa việc lưu trữ nguyên liệu, giảm rủi ro tồn kho dư thừa

JIT giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất.

Kết luận 

Việc áp dụng linh hoạt các phương pháp trên chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn điều hành sản xuất là gì và làm thế nào để tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận hành. Một hệ thống điều hành sản xuất hiệu quả sẽ tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại cạnh tranh và biến động. Mọi vướng mắc xin vui lòng liên hệ Intech Group để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.