1. Khái niệm về Safety Stock

Safety stock, hay còn gọi là tồn kho an toàn, là lượng hàng dự phòng mà doanh nghiệp giữ trong kho để đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng trong những tình huống bất ngờ.

Nói một cách đơn giản, safety stock giống như một chiếc phao cứu sinh trong quản lý hàng tồn kho. Nó giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa trong các tình huống không lường trước, chẳng hạn như:

• Tăng đột biến trong nhu cầu của khách hàng: Khi nhu cầu vượt quá dự đoán, tồn kho an toàn sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời.

• Trễ giao hàng từ nhà cung cấp: Việc giữ tồn kho an toàn giúp bù đắp cho các trường hợp giao hàng chậm, đảm bảo sản phẩm vẫn có sẵn cho khách hàng.

• Vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất: Tồn kho an toàn có thể bảo vệ doanh nghiệp khỏi gián đoạn do sự cố kỹ thuật hoặc nguyên liệu không đủ.

Việc duy trì một lượng tồn kho an toàn hợp lý không chỉ giúp bảo vệ uy tín của doanh nghiệp mà còn tối đa hóa doanh thu, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng trong mọi tình huống.

2. Phân loại Safety Stock

Safety stock (tồn kho an toàn) đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng ngay cả trong những tình huống không lường trước. Tùy theo đặc thù của từng ngành sản xuất và tính chất của sản phẩm, tồn kho an toàn được phân loại thành hai loại chính: tồn kho theo chu kỳ và tồn kho theo mùa.

Tồn kho an toàn theo chu kỳ

Tồn kho an toàn theo chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng được phân chia thành các khoảng thời gian cố định. Loại tồn kho này đặc biệt phù hợp với các ngành sản xuất hoặc kinh doanh có chu kỳ cung ứng và nhu cầu biến đổi theo thời gian.

Đặc điểm:

• Thông tin chi tiết về chu kỳ đặt hàng: Doanh nghiệp cần có dữ liệu cụ thể về chu kỳ đặt hàng để xác định mức tồn kho phù hợp.

• Đặt hàng ít lần, số lượng lớn: Khách hàng thường đặt hàng với tần suất thấp nhưng số lượng mỗi lần đặt hàng lớn, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu chi phí lưu kho.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm có thể thấy rằng khách hàng đặt hàng vào cuối mỗi tháng với số lượng lớn để phục vụ nhu cầu tiêu dùng vào đầu tháng sau. Việc duy trì tồn kho an toàn theo chu kỳ sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng nhu cầu này mà không bị thiếu hụt hàng hóa.

Tồn kho an toàn theo mùa

Tồn kho theo mùa là loại tồn kho được tính toán dựa trên những biến động mùa vụ trong nhu cầu sản phẩm. Loại tồn kho này thường áp dụng trong các lĩnh vực có sự biến động rõ rệt trong nhu cầu sản phẩm theo thời gian, như trong các dịp khuyến mãi hoặc các sự kiện quan trọng khác.

Đặc điểm:

• Dự báo biến động nhu cầu: Doanh nghiệp cần phân tích các xu hướng tiêu dùng trong các mùa cao điểm để điều chỉnh mức tồn kho an toàn cho phù hợp.

• Đáp ứng nhu cầu tăng cao: Mục tiêu của tồn kho theo mùa là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu tăng cao từ thị trường vào những khoảng thời gian quan trọng.

Ví dụ:

Trong ngành thời trang, các hãng thường tăng cường tồn kho vào mùa lễ hội hoặc các dịp khuyến mãi lớn, khi nhu cầu của khách hàng tăng cao. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa trong thời điểm quan trọng.

3. Lợi ích của Safety Stock đối với doanh nghiệp

Safety stock (tồn kho an toàn) đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc duy trì mức tồn kho an toàn không chỉ giúp đảm bảo hoạt động trơn tru mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là những lợi ích chính mà safety stock mang lại:

Giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hóa

Một trong những lợi ích lớn nhất của safety stock là khả năng giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hóa. Khi doanh nghiệp hiểu rõ mức tồn kho an toàn, họ có thể duy trì sự linh hoạt và ổn định trong hoạt động kinh doanh. Thay vì chỉ nhập hàng mới khi hàng hóa trong kho gần hết, doanh nghiệp luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu đột biến từ thị trường.

Tối ưu hóa không gian lưu trữ

Quản lý safety stock hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh việc mua hàng hóa không cần thiết. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ trong kho. Doanh nghiệp có thể sắp xếp và phân bổ hàng hóa một cách thông minh, từ đó tiết kiệm không gian và tài nguyên quý giá.

Tối ưu hóa chi phí lưu trữ và bảo quản

Việc duy trì mức tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp tránh các chi phí không cần thiết, như thuê kho chứa ngoài hoặc các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, như thực phẩm, nơi việc tích trữ hàng hóa quá nhiều có thể gây ra rủi ro kinh tế.

Tăng lợi nhuận

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận từ 20% đến 30% hoặc thậm chí nhiều hơn. Sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý kho thông minh trong thời đại công nghệ 4.0 sẽ mang lại hiệu quả tối đa trong việc quản lý kho hàng và tạo niềm tin vững chắc từ phía khách hàng.

4. Cách tính safety stock là gì? Công thức tính chi tiết

Để tính toán safety stock  theo công thức đơn giản, bạn cần lấy các thông tin sau:

Thời gian giao hàng trung bình: Đây là khoảng thời gian trung bình mà nhà cung cấp mất để giao hàng sau khi bạn đặt hàng.

Nhu cầu trung bình: Là lượng nguyên vật liệu hoặc sản phẩm bạn cần trong một khoảng thời gian cụ thể để duy trì quá trình sản xuất và kinh doanh.

Cách tính safety stock cơ bản

Safety stock = Nhu cầu trung bình x Số ngày an toàn 

Ví dụ, giả sử một doanh nghiệp bán 50 chiếc xe mỗi ngày và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là 7 ngày. Nếu họ quyết định dự trữ safety stock cho 7 ngày, công thức sẽ là:

=> Safety stock: 50 x 7 = 350 chiếc xe

Đây chỉ là một cách đơn giản để ước lượng mức tồn kho an toàn và không chính xác cao. Sự lựa chọn của số ngày an toàn thường dựa trên kinh nghiệm thực tế hơn là dựa trên dữ liệu chính xác.

Cách tính safety stock theo phương pháp Trung Bình – Tối Đa

Safety stock = (Nhu cầu tối đa  x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình)

Ví dụ, nếu doanh nghiệp có nhu cầu trung bình là 1000 chiếc xe mỗi ngày và nhu cầu tối đa mỗi ngày là 1500 chiếc xe, thời gian giao hàng trung bình là 5 ngày và thời gian giao hàng tối đa là 10 ngày, công thức sẽ là:

Safety stock = (1500*10) – (1000*5) = 3350 chiếc xe

Với cả hai cách tính safety stock này đều có thể được điều chỉnh để phản ánh chính xác hơn mức độ không chắc chắn và biến động trong quá trình cung ứng của doanh nghiệp.

5. Mức tồn kho an toàn là gì? Các tiêu chí đảm bảo được mức tồn kho an toàn

Mức tồn kho an toàn là một khái niệm quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mức tồn kho an toàn và các tiêu chí cần thiết để đảm bảo nó.

5.1 Mức tồn kho an toàn là gì?

Mức tồn kho an toàn được coi là an toàn khi nó đáp ứng các tiêu chí sau:

Đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Mức tồn kho an toàn phải đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khoảng thời gian chờ đợi hàng hóa mới được giao. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và sự hài lòng của khách hàng.

Giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa

Mức tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa. Nếu không có hàng hóa đủ để đáp ứng nhu cầu, doanh nghiệp có thể mất doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Giảm thiểu chi phí

Khi duy trì mức tồn kho an toàn hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc tồn kho quá nhiều hàng hóa, chẳng hạn như chi phí lưu kho và chi phí bảo quản.

5.2 Một số dấu hiệu có thể mức tồn kho không an toàn

Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy mức tồn kho của doanh nghiệp có thể không an toàn:

Thường xuyên thiếu hụt hàng hóa

Nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng thiếu hụt hàng hóa, điều này có thể dẫn đến mất doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Tồn kho quá nhiều

Khi doanh nghiệp tích trữ quá nhiều hàng hóa, điều này có thể gây lãng phí chi phí lưu kho và chi phí bảo quản, làm giảm lợi nhuận.

Thay đổi nhu cầu của khách hàng

Nếu nhu cầu của khách hàng thay đổi và mức safety stock hiện tại không còn phù hợp, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại mức tồn kho để đáp ứng kịp thời.

Thay đổi trong chuỗi cung ứng

Sự thay đổi trong chuỗi cung ứng, như thời gian giao hàng dài hơn, cũng có thể ảnh hưởng đến mức tồn kho an toàn. Doanh nghiệp cần theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho để đảm bảo luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Safety Stock, bao gồm khái niệm, cách tính toán và phương pháp quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Việc áp dụng Safety Stock một cách hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như nhu cầu khách hàng, thời gian giao hàng và chi phí lưu kho.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tính toán và quản lý Safety Stock phù hợp với doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0983 133 387 hoặc 0966 966 032  để được hỗ trợ và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm.