Cách thức dán nhãn sản phẩm bằng mã vạch trong quản lý kho

Để đảm bảo việc truy vết và kiểm kho chính xác, có thể sử dụng hai phương án dán mã vạch cho sản phẩm, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và mục đích sử dụng:

Phương án 1: Mỗi sản phẩm/gói sản phẩm có mã vạch riêng biệt

Trong phương án này, mỗi sản phẩm, hoặc gói sản phẩm đều được cấp một mã vạch độc nhất. Mã vạch này được phân loại chi tiết theo các yếu tố như lô hàng, loại sản phẩm và số seri của từng sản phẩm.

Mỗi loại sản phẩm trong kho sẽ được đánh dấu với mã vạch riêng biệt, và mỗi sản phẩm trong một loại sẽ có số seri được đánh số theo thứ tự tăng dần.

Phương án này mang lại sự chính xác tối đa trong việc truy tìm nguồn gốc sản phẩm, vì mỗi sản phẩm có mã vạch duy nhất. Khi cần, người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin về xuất xứ, lô hàng, và tình trạng sản phẩm cụ thể.

Do mỗi sản phẩm có mã vạch riêng biệt, số lượng mã vạch cần phải quản lý sẽ rất lớn, điều này đòi hỏi hệ thống quản lý kho phải mạnh mẽ và có khả năng xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác.

Phương án 2: Các sản phẩm cùng loại trong một lô hàng có mã vạch giống nhau

Theo phương án này, các sản phẩm thuộc cùng một loại và cùng lô hàng sẽ sử dụng chung một mã vạch. Mã vạch sẽ được phân biệt theo loại sản phẩm và lô hàng.

Tất cả các sản phẩm trong một lô hàng và cùng loại sản phẩm sẽ được dán mã vạch giống nhau, giúp đơn giản hóa quá trình quản lý mã vạch trong kho.

Phương án này giúp giảm thiểu số lượng mã vạch cần quản lý, dễ dàng áp dụng với các sản phẩm có tính đồng nhất cao. Ngoài ra, việc quản lý mã vạch này cũng đơn giản hơn vì không phải xử lý nhiều mã vạch riêng biệt cho từng sản phẩm.

Mặc dù phương án này giúp việc kiểm tra lô hàng nhanh chóng, nhưng không thể phân biệt các sản phẩm trong cùng một lô hàng khi xuất kho cho nhiều khách hàng khác nhau. Nếu một phần của lô hàng không được xuất hết hoặc được chia cho các khách hàng khác nhau, việc truy vết nguồn gốc cụ thể của từng sản phẩm sẽ gặp khó khăn.

Tóm lại, việc lựa chọn phương án dán mã vạch phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, quy mô kho hàng và loại sản phẩm cần quản lý. Phương án 1 mang lại độ chính xác cao trong việc truy tìm nguồn gốc sản phẩm, nhưng yêu cầu quản lý số lượng mã vạch lớn. Trong khi đó, phương án 2 giúp đơn giản hóa quy trình quản lý mã vạch nhưng có thể hạn chế khả năng phân biệt sản phẩm trong các tình huống xuất kho phức tạp.

Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi sản phẩm đã được gán mã vạch, bước tiếp theo là in mã vạch cho từng sản phẩm. Để thực hiện công đoạn này, doanh nghiệp có thể sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng. Việc lựa chọn loại máy in phù hợp sẽ dựa vào nhu cầu sử dụng, chi phí và khối lượng sản phẩm cần in mã. Mã vạch thường được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm.

Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm vào một trong hai thời điểm chính:

1. Khi sản phẩm xuất xưởng để nhập kho thành phẩm.

2. Khi sản phẩm hoàn thành và đang chờ xuất xưởng, trước khi chuyển đến kho hoặc giao cho khách hàng.

Quy trình nhập kho

Quy trình nhập kho bắt đầu khi nhân viên kho sử dụng máy quét mã vạch để quét các mã vạch trên lô hàng nhập kho. Thông tin từ các mã vạch này sẽ được truyền vào hệ thống máy tính để tạo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này chứa các thông tin chi tiết về lô hàng, như số lượng, loại sản phẩm, ngày nhập và các thông tin quản lý khác. Từ lúc này, các sản phẩm trong kho sẽ được quản lý thông qua mã vạch, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra trong suốt quá trình lưu kho.

Quy trình xuất kho

Tương tự quy trình nhập kho, công tác xuất kho được thực hiện bằng cách sử dụng máy đọc mã vạch để quét mã vạch trên các sản phẩm trong lô hàng xuất bán. Nhân viên sẽ tạo phiếu xuất kho từ thông tin trên phiếu nhập kho, ghi nhận các thông tin cần thiết như ngày xuất kho, đối tác nhận hàng, mã đơn hàng, và thông tin khác vào hệ thống máy tính. Điều này giúp truy vết nguồn gốc sản phẩm sau này khi cần, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm soát quá trình xuất hàng.

Quy trình kiểm kho

Trong quy trình kiểm kho, nhân viên sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động để quét mã vạch của tất cả các sản phẩm trong kho. Sau khi quét, dữ liệu thu được từ thiết bị sẽ được tải về máy tính, giúp xử lý và đối chiếu với dữ liệu quản lý hiện tại. Sau khi tải dữ liệu, phần mềm sẽ tạo ra báo cáo về số lượng thực tế của các sản phẩm trong kho và so sánh với số liệu lưu trữ trong hệ thống. Nếu có sự chênh lệch, số liệu thực tế sẽ được cập nhật lại, đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho hàng.

Quy trình dán mã vạch, nhập kho, xuất kho và kiểm kho đều có sự kết hợp chặt chẽ giữa mã vạch và hệ thống quản lý kho điện tử, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các công tác quản lý, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong quá trình vận hành.

Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho

Việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho mang lại nhiều lợi ích đáng kể, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

Giảm chi phí hoạt động và tăng lợi nhuận

Mã vạch giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho, nhờ đó tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn các khoản chi phí liên quan đến kho bãi và nhân sự, từ đó nâng cao lợi nhuận.

Tăng tính cạnh tranh trên thị trường

Với khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và giảm chi phí sản phẩm, doanh nghiệp có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt. Mã vạch giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Chủ động nguồn vốn nhờ tồn kho thấp

Áp dụng mã vạch giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa trong kho, giảm thiểu việc lưu trữ hàng tồn kho lâu dài. Điều này giúp giảm chi phí lưu kho và chủ động trong việc quản lý dòng vốn.

Tăng tốc độ nghiệp vụ quản lý và mượn trả

Mã vạch xác định nhanh chóng mã sản phẩm và các mã hiệu khác, giúp tăng tốc độ xử lý các nghiệp vụ như xếp giá và mượn trả sản phẩm, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý kho.

Giảm thiểu sai sót nhờ tự động hóa

Với sự tích hợp chặt chẽ trong hệ thống quản lý, mã vạch giúp giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót trong các hoạt động nghiệp vụ và tăng tính chính xác.

Kết luận

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết  trên đây giúp các doanh nghiệp biết cách tạo mã vạch cho sản phẩm nhanh chóng, thành công. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát sản phẩm thuận lợi, kinh doanh suôn sẻ trong thời gian tới. Bên cạnh đó khi bán hàng trên các trang thương mại điện tử, ngoài lưu ý tạo mã vạch để quản lý sản phẩm hiệu quả hơn, doanh nghiệp đừng quên chú ý khâu giao hàng chỉn chu để tạo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.