Kaizen, một từ tiếng Nhật có nghĩa là "cải tiến", chính là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp hiện đại. Phương pháp này không chỉ đơn thuần là việc thực hiện những thay đổi lớn mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của những cải tiến nhỏ liên tục. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt ngày nay, việc áp dụng quy trình cải tiến Kaizen trong sản xuất trở thành một yếu tố thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Sau đây cùng Intech Group tìm hiểu quy trình: 6 bước cải tiến Kaizen trong tăng hiệu suất.

Kaizen là gì?

Kaizen là từ tiếng Nhật trong đó, Kai nghĩa là liên tục và Zen là cải tiến, trong tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Trước đây, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Canon, Honda, Suzuki… Sau đó, chúng dần được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Kaizen gồm rất nhiều chương trình, công cụ khác nhau để nâng cao chất lượng, giảm lãng phí trong quy trình sản xuất thông qua những cải tiến từ nhỏ đến lớn nhưng mang tính thường xuyên và liên tục. Nó mang lại một cách tiếp cận hệ thống để cải tiến mọi khía cạnh của tổ chức, từ quy trình sản xuất đến quản lý nhân sự, mang tính tổng thể.

Một trong những điểm nổi bật của Kaizen là sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức. Mỗi cá nhân, từ nhân viên ở dây chuyền sản xuất tới lãnh đạo cấp cao, đều được khuyến khích đóng góp ý tưởng và giải pháp. Điều này không chỉ giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực mà còn thúc đẩy tinh thần hợp tác và sáng tạo.

6 bước thực hiện Kaizen để cải tiến chất lượng sản phẩm

Cùng Intech giải đáp có bao nhiêu bước thực hiện kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề? Các bước thực hiện kaizen dựa vào quy trình sản xuất yêu cầu một chiến lược rõ ràng và có hệ thống. Dưới đây là sáu bước cụ thể để thực hiện Kaizen, giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Bước 1: Phân tích quy trình ảnh hưởng đến sản xuất

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng quy trình sản xuất hiện tại. Việc phân tích chi tiết từng bước trong quy trình sẽ giúp nhận diện các điểm yếu và lãng phí.

Trong bước này, doanh nghiệp nên tập trung vào bốn yếu tố chính:

• Các đầu vào: Xác định các nguyên liệu, vật tư, thông tin, nhân lực cần thiết cho sản xuất.

• Các hoạt động: Liệt kê các công đoạn, quy trình thực hiện và công nghệ áp dụng trong sản xuất.

• Các đầu ra: Đánh giá sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mà quy trình sản xuất tạo ra.

• Các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích các yếu tố tác động như thời gian, chi phí, chất lượng và năng suất.

Việc phân tích này không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ hơn về hoạt động sản xuất mà còn giúp phát hiện ra những bất cập cần được cải tiến.

Bước 2: Xác định vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng cần cải thiện

Sau khi đã phân tích quy trình, bước tiếp theo là xác định rõ ràng những vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Điều này cần được thực hiện một cách cẩn thận và khoa học.

Có thể sử dụng các phương pháp như:

• Phỏng vấn: Giao tiếp trực tiếp với những người tham gia quy trình để nắm bắt vấn đề thực tế mà họ gặp phải.

• Quan sát: Ghi nhận trực tiếp các lỗi trong quy trình sản xuất nhằm phát hiện các điểm bất thường.

• Thu thập dữ liệu: Sử dụng bảng biểu, số liệu để thống kê và phân tích các vấn đề về chất lượng.

Bằng cách chắc chắn rằng bạn đã xác định đúng vấn đề, bạn có thể tiến hành tìm kiếm giải pháp một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Bước 3: Xây dựng giải pháp cải tiến chất lượng

Từ chính các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, nhà quản lý cần tìm ra hướng đi mới có thể giải quyết toàn bộ những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng. Để có thể xây dựng các giải pháp cải tiến chất lượng hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tham khảo lời khuyên của các chuyên gia trong lĩnh vực sản xuất, ý kiến từ các phòng ban liên quan để có góc nhìn đa chiều hơn.

Doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp Brainstorming (tập kích não), Đặt ra các câu hỏi What, Who, When, Where, Why, How để phân tích rõ vấn đề và tìm ra giải pháp thích hợp.

Bước 4: Thực hiện cải tiến chất lượng theo phương pháp đề ra

Sau khi đã có giải pháp, bước tiếp theo là triển khai thực hiện. Việc triển khai cần được lên kế hoạch một cách khoa học và có sự tham gia tích cực của tất cả mọi người trong tổ chức.

Điều quan trọng là:

• Xây dựng kế hoạch cụ thể: Kế hoạch cần bao gồm mục tiêu rõ ràng, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết và trách nhiệm của từng cá nhân.

• Thực hiện theo kế hoạch: Đảm bảo tuân thủ kế hoạch đã đề ra, kiểm soát tốt quy trình thực hiện để đạt được kết quả mong muốn.

• Kiểm tra và đánh giá: Theo dõi tiến độ và kết quả của quá trình thực hiện nhằm điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả

Dựa trên các tiêu chí cụ thể, bạn có thể sử dụng những phương pháp sau:

• So sánh dữ liệu trước và sau khi thực hiện giải pháp: Phân tích số liệu để đánh giá hiệu quả của giải pháp đã được đưa ra.

• Khảo sát ý kiến khách hàng: Tìm hiểu mức độ hài lòng của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ sau khi cải tiến.

• Phân tích chi phí: Xác định chi phí tiết kiệm được sau khi áp dụng giải pháp cải 

Bước 6: Chuẩn hóa giải pháp quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

Cuối cùng, sau khi đánh giá kết quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa giải pháp để có thể áp dụng cho các vấn đề tương tự trong tương lai.

Việc chuẩn hóa này rất quan trọng bởi nó giúp tạo ra một quy trình nội bộ ổn định và có thể tái áp dụng hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng cao và sẵn sàng ứng phó với những thách thức trong tương lai.

Các bước thực hiện kaizen

10 nguyên tắc cốt lõi khi cải tiến chất lượng với phương pháp Kaizen

Khi áp dụng Kaizen trpng sản xuất, các doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo hiệu quả của quá trình cải tiến. Những nguyên tắc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững cho tổ chức. 10 nguyên tắc bao gồm:

• Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh, Loại bỏ sự cứng nhắc và luôn cập nhật những ý tưởng mới.

• Cải thiện liên tục, kể cả là những cải tiến nhỏ nhặt nhất, từ quy trình sản xuất cho đến dịch vụ khách hàng.

• Không đổ lỗi, hãy chịu trách nhiệm với những việc mình làm.

• Ngay khi nhận thấy sai lầm, cần sửa chữa và khắc phục kịp thời.

• Mỗi thành viên đều có quyền nêu ra ý tưởng, quan điểm của bản thân.

• Đưa ra quyết định từ những dữ liệu, báo cáo tổng hợp.

• Duy trì một thái độ làm việc tích cực, xây dựng quan hệ hợp tác.

• Bắt tay vào hành động ngay khi có ý tưởng mới.

• Kaizen là một quá trình liên tục, không có điểm dừng.

• Không sợ khó khăn, nên xem đó là một cơ hội để thay đổi và tiến bộ hơn.

Lợi ích của Kaizen đối với cải tiến chất lượng

Áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích đáng kể, không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững.

Đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm

Một trong những lợi ích lớn nhất của Kaizen chính là việc cải thiện chất lượng sản phẩm. Khi doanh nghiệp tập trung vào việc nâng cao từng khía cạnh của quy trình sản xuất, điều này sẽ dẫn đến việc tạo ra những sản phẩm tốt hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

Chất lượng sản phẩm tốt đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ hài lòng hơn. Điều này không chỉ giúp giữ chân khách hàng cũ mà còn thu hút được khách hàng mới. Sự hài lòng của khách hàng chính là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn nữa.

Giảm lãng phí, gia tăng năng suất trong hoạt động sản xuất, vận hành của doanh nghiệp

Kaizen tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất. Khi doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, đồng nghĩa với việc năng suất sẽ tăng cao hơn, giúp tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Tăng hiệu suất làm việc

Khi nhân viên được khuyến khích tham gia vào quy trình cải tiến, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và sẵn sàng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức.

Kết luận

Kaizen là một phương pháp cải tiến liên tục hiệu quả, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tăng năng suất hoạt động và giành được sự hài lòng của khách hàng. Để áp dụng Kaizen thành công, doanh nghiệp cần chú ý đến việc xây dựng văn hóa Kaizen, thực hiện cải tiến một cách khoa học và kiên trì trong quá trình triển khai. Điều quan trọng, Kaizen không phải là một cuộc cách mạng mà là một hành trình dài hạn, cần sự tham gia tích cực của tất cả mọi người trong tổ chức để đạt được kết quả tốt nhất.

1. 4M trong sản xuất là gì và các phương pháp cải tiến

3. Tự động hóa kho hàng