Nếu bạn đang chuẩn bị thiết lập kho hàng cho hoạt động kinh doanh hoặc muốn tối ưu không gian lưu trữ hiện có, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý. 

1. Sơ đồ kho hàng là gì?

Sơ đồ kho hàng là bản vẽ mô phỏng cách bố trí không gian trong kho, bao gồm các khu vực lưu trữ, giá kệ sắp xếp hàng hóa, lối đi, khu vực nhận hàng, đóng gói và các vị trí cửa ra vào,... Một sơ đồ kho hàng khoa học giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, cải thiện quy trình vận hành và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho.

Việc thiết lập sơ đồ kho không chỉ đơn thuần là sắp xếp giá kệ mà còn liên quan đến cách tối ưu hàng hóa, đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng  nhìn thấy và xử lý đơn hàng nhanh chóng. Vì vậy, một sơ đồ kho hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc.

2. Các bước vẽ sơ đồ kho hàng tối ưu và khoa học

Lập sơ đồ kho hàng là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu không gian lưu trữ, nâng cao hiệu suất vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho. Dưới đây là 3 bước đơn giản để thiết lập sơ đồ kho hàng chuyên nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho

Trước khi tiến hành vẽ sơ đồ kho, bạn cần có bản vẽ mặt bằng kho với kích thước chi tiết, bao gồm các khu vực lưu trữ, lối đi, cửa ra vào và không gian dành cho thiết bị vận hành kho. Nếu thuê kho, hãy yêu cầu bản vẽ từ chủ kho hoặc tự đo đạc để đảm bảo độ chính xác.

Nhiều người thường chủ quan trong việc bố trí kho hàng, dẫn đến tình trạng lãng phí không gian, khó khăn trong tìm kiếm và lấy hàng. Một sơ đồ kho khoa học sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa dễ dàng và tối ưu thời gian vận hành.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp lập sơ đồ kho

Tùy theo quy mô kho hàng và ngân sách, bạn có thể lựa chọn một trong ba phương pháp sau để vẽ sơ đồ kho:

• Thuê kiến trúc sư: Phù hợp với doanh nghiệp có kho lớn, nhiều hàng hóa và hệ thống thiết bị vận hành như xe nâng, băng chuyền, pallet tự động. Một sơ đồ kho chuyên nghiệp giúp tối ưu không gian và tăng hiệu quả làm việc.

• Sử dụng công cụ online: Các phần mềm hỗ trợ như SmartDraw giúp bạn vẽ sơ đồ kho nhanh chóng, dễ dàng điều chỉnh và có sẵn mẫu thiết kế để tối ưu hóa không gian kho.

• Vẽ sơ đồ kho bằng Excel: Nếu bạn cần một giải pháp đơn giản và miễn phí, Excel cũng là một công cụ hữu ích để bố trí các khu vực kho một cách trực quan.

Bước 3: Bố trí các khu vực trong kho

Sau khi đã có sơ đồ mặt bằng và phương pháp vẽ sơ đồ kho phù hợp, bước tiếp theo là sắp xếp các khu vực kho một cách khoa học. Một kho hàng thường được chia thành ba khu vực chính:

• Khu vực hoạt động: Bao gồm khu tiếp nhận hàng, đóng gói, kiểm tra đơn hàng và thiết bị vận hành như pallet, xe nâng. Đây là khu vực có mật độ di chuyển cao, cần bố trí hợp lý để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả.

• Khu vực lưu trữ: Là nơi chứa hàng hóa với hệ thống kệ, giá đỡ. Cần bố trí sao cho dễ dàng nhập, xuất hàng và tiết kiệm không gian lưu trữ.

• Khoảng trống & lối đi: Lối đi trong kho cần thiết kế đủ rộng để xe nâng, nhân viên có thể di chuyển dễ dàng. Một sơ đồ kho tối ưu thường có lối đi theo vòng tròn khép kín, giúp luồng hàng vận hành trơn tru.

Lập sơ đồ kho hàng hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu không gian và nâng cao hiệu suất quản lý hàng hóa. 

3. Các khu vực và trang thiết bị quan trọng trong thiết kế mặt bằng kho hàng

Sau khi hoàn thành sơ đồ kho hàng, việc bố trí không gian và trang bị thiết bị phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, đảm bảo an toàn và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là những yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý khi thiết kế kho hàng:

Khu vực nhận hàng rộng rãi và linh hoạt

Để đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng, khu vực này cần có không gian đủ rộng, giúp xe nâng, nhân viên kho dễ dàng di chuyển và sắp xếp hàng hóa. Hàng hóa mới nhập cần được đưa vào khu vực lưu trữ ngay để tránh tình trạng ùn tắc, ảnh hưởng đến các đợt nhập hàng tiếp theo.

Không gian dành cho thiết bị máy móc

Trong các kho hàng có quy mô lớn, việc sử dụng xe nâng, băng tải, băng chuyền, robot tự hành AGV là không thể thiếu. Do đó, cần dành riêng một khu vực cho máy móc vận hành, đảm bảo không gian di chuyển an toàn, tránh cản trở luồng lưu thông hàng hóa.

Hệ thống thông gió đảm bảo an toàn kho

Kho hàng thường lưu trữ số lượng lớn sản phẩm, đặc biệt là các mặt hàng có nguy cơ bị ẩm mốc, hư hỏng. Vì vậy, việc trang bị hệ thống thông gió hoặc cửa sổ thoáng khí là cần thiết để duy trì môi trường khô ráo, bảo vệ hàng hóa khỏi các tác nhân gây hại.

Đảm bảo đủ ánh sáng trong kho hàng

Ánh sáng trong kho hàng không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn hạn chế nhầm lẫn khi kiểm kê, xuất nhập hàng. Hãy bố trí hệ thống đèn LED công suất cao, trải đều trong kho, đặc biệt ở khu vực lưu trữ các mặt hàng bán chạy để thuận tiện cho quá trình lấy hàng.

Trang bị máy nâng hoặc thang di chuyển

Các kho hàng hiện đại thường tận dụng tối đa không gian bằng cách xây dựng kệ hàng cao, vì vậy máy nâng hoặc thang chuyên dụng là thiết bị không thể thiếu. Với kho hàng có quy mô nhỏ, việc trang bị thang di chuyển sẽ giúp nhân viên dễ dàng lấy hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian.

Bình cứu hỏa

Kho hàng là nơi chứa nhiều vật liệu dễ cháy như pallet gỗ, bìa carton, bao bì nhựa, do đó nguy cơ cháy nổ luôn tiềm ẩn. Bình chữa cháy cần được bố trí ở các vị trí dễ tiếp cận, giúp nhân viên kịp thời xử lý sự cố nếu có.

Thiết kế lối thoát hiểm an toàn

Bên cạnh việc đảm bảo hiệu quả vận hành, yếu tố an toàn cho nhân viên cũng rất quan trọng. Mỗi kho hàng cần có lối thoát hiểm rõ ràng, thông thoáng để nhân viên có thể thoát ra ngoài nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp.

4. Các bước quản lý kho hàng với Excel cơ bản

Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn thiết lập và quản lý kho hàng bằng Excel một cách chuẩn chỉnh:

Bước 1: Tạo file dữ liệu và nhập thông tin kho hàng

Trước tiên, bạn cần tạo một file Excel để nhập dữ liệu về sản phẩm trong kho. Hãy thiết lập các cột thông tin phù hợp với mặt hàng kinh doanh, bao gồm:

• Mã sản phẩm

• Tên sản phẩm

• Giá bán

• Số lượng nhập

• Số lượng xuất

• Số lượng tồn kho

Việc thiết lập các trường dữ liệu này giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa, kiểm soát số lượng tồn kho và quản lý xuất nhập hàng hiệu quả.

Bước 2: Áp dụng công thức tính toán tự động

Excel hỗ trợ các công thức giúp bạn quản lý kho hàng chính xác và tiết kiệm thời gian. Một số công thức cơ bản bạn có thể sử dụng:

Ví dụ như: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán

5. Mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho hàng

Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch xây dựng sơ đồ quản lý kho hàng nhưng chưa biết nên thực hiện như thế nào thì có thể tham khảo những mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho dưới đây của Intech Group. 

Quy trình nhập kho

Quy trình xuất kho

Quy trình kiểm kê vật tư/hàng hóa lưu kho

Intech Group tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp tổng thể về tự động hóa trong đó có giải pháp kho thông minh và các hạng mục liên quan, chúng tôi cung cấp các dịch vụ bao gồm: Tư vấn và thiết kế nhà kho: Thiết kế layout hệ thống kho, robot, layout vị trí và đường đi. Cung cấp robot vận chuyển (AGV; RGV… Liên hệ ngay Hotline 0966.966.103 / 0966 966 032 để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp.