Hiện trên thị trường đang có rất nhiều phần mềm quản lý vật tư khác nhau để bạn có thể lựa chọn. Trong bài viết này, Intech Group sẽ tổng hợp và phân tích những phần mềm đó, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và cụ thể, hỗ trợ quá trình ra quyết định lựa chọn phần mềm được dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý vật tư là gì?

Phần mềm quản lý vật tư là công cụ giúp các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến vật tư, nguyên vật liệu và hàng tồn kho một cách hiệu quả và chính xác. Đây là phần quan trọng của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, giúp đảm bảo rằng các nguyên vật liệu cần thiết luôn sẵn có khi cần, đồng thời tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí.

Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho vật tư

Phần mềm quản lý kho vật tư là công cụ hỗ trợ tối ưu trong việc theo dõi, kiểm soát và lập kế hoạch sử dụng vật tư trong doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng cơ bản:

• Quản lý hàng tồn kho thông minh

+ Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật nhanh chóng số lượng, vị trí lưu trữ và tình trạng của từng loại vật tư.

+ Cảnh báo mức tồn kho: Tự động gửi thông báo khi hàng hóa vượt ngưỡng tối đa hoặc chạm mốc tối thiểu để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh nhập – xuất.

• Quản lý mua hàng và đơn hàng hiệu quả

+ Theo dõi đơn hàng chi tiết: Ghi nhận toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến nhận hàng, kèm thông tin nhà cung cấp, số lượng, giá cả, thời gian giao nhận.

+ Tự động đặt hàng: Tự động sinh đơn hàng khi mức tồn kho xuống dưới mức an toàn, giúp tránh tình trạng thiếu hụt vật tư.

• Quản lý thông tin nhà cung cấp

+ Lưu trữ thông tin đầy đủ: Bao gồm tên, địa chỉ, lịch sử giao dịch và hiệu suất cung ứng.

+ Quản lý hợp đồng và báo giá: Lưu trữ các hợp đồng mua hàng và giá cả, thuận tiện trong việc tái đặt hàng hoặc so sánh hiệu suất giữa các nhà cung cấp.

• Lập kế hoạch và dự báo nhu cầu vật tư

+ Phân tích dự báo nhu cầu: Dựa trên dữ liệu đã tiêu thụ và xu hướng thị trường, phần mềm đưa ra dự báo về lượng vật tư cần thiết trong tương lai.

+ Lập kế hoạch mua sắm: Tối ưu kế hoạch mua sắm dựa trên mức tồn kho hiện tại và nhu cầu sản xuất, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả.

• Báo cáo và phân tích dữ liệu

+ Hệ thống báo cáo linh hoạt: Cho phép xuất báo cáo về lượng tồn kho, chi phí mua hàng, hiệu quả nhà cung cấp...

+ Phân tích dữ liệu chiến lược: Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác về sản xuất, nhập hàng và đầu tư vật tư.

• Quản lý sản phẩm và nguyên vật liệu

+ Theo dõi chi tiết từng sản phẩm: Quản lý mã hàng, tên, thông số kỹ thuật, giá trị tồn kho an toàn cho từng mặt hàng.

+ Thiết lập tồn kho tối thiểu/tối đa: Giúp tự động cảnh báo và ra quyết định phù hợp về nhập hoặc điều chuyển hàng.

• Quản lý khu vực và vị trí lưu trữ

+ Phân bổ vị trí bằng QR Code: Gán mã vị trí kho cho từng loại vật tư dựa theo tiêu chí như ngày sản xuất, lô hàng, kích thước... nhằm tối ưu không gian và rút ngắn thời gian tìm kiếm.

+ Theo dõi vật tư theo vị trí: Giúp truy xuất nhanh chóng vị trí lưu trữ, hỗ trợ kiểm đếm, xuất nhập chính xác.

• Quản lý quy trình nhập kho

+ Tạo lập kế hoạch nhập hàng: Dễ dàng quản lý các yêu cầu mua hàng và phân bổ nguồn lực.

+ Kiểm tra và xác nhận: Đối chiếu đơn hàng với thực tế nhận hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác.

• Xuất kho linh hoạt

+ Xuất kho theo yêu cầu sản xuất: Tạo phiếu xuất kho phục vụ dây chuyền sản xuất hoặc giao hàng thành phẩm cho khách.

+ Quản lý quy trình xuất kho: Đảm bảo việc xuất hàng đúng mục đích, đúng đối tượng.

• Quản lý thông số kho

+ Tự động tính toán thông số: Hỗ trợ định giá tồn kho, lập kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu cập nhật.

• Thiết lập hệ thống và cấu hình tùy chỉnh

+ Cảnh báo tự động: Cấu hình hệ thống để đưa ra cảnh báo khi cần đặt hàng, đề xuất mua hàng hoặc tối ưu tồn kho.

+ Tùy chọn phương pháp tính giá: Hỗ trợ các phương pháp như FIFO, LIFO, bình quân gia quyền...

• Dashboard trực quan theo dõi kho vật tư

Giao diện trực quan: Hiển thị các chỉ số tồn kho, đơn hàng, cảnh báo, dự báo... giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt toàn cảnh hoạt động kho hàng.

Các loại phần mềm quản lý kho vật tư phổ biến hiện nay

Phần mềm quản lý kho vật tư hiện nay được phát triển theo ba mô hình chính, phù hợp với từng loại hình và quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là 3 mô hình giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chính xác, hiệu quả và tối ưu. 

Phần mềm quản lý kho vật tư dạng SaaS (Software as a Service)

Đây là loại phần mềm quản lý kho vật tư được đóng gói sẵn và cung cấp dưới dạng dịch vụ dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp chỉ cần mua tài khoản và trả phí theo tháng hoặc năm để sử dụng.

• Ưu điểm:

+ Chi phí đầu tư ban đầu thấp, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa (dưới 50 nhân sự).

+ Triển khai nhanh chóng, không cần cài đặt phức tạp.

+ Giao diện thân thiện, tính năng chuẩn hóa theo các mô hình doanh nghiệp phổ biến.

• Nhược điểm:

+ Khó tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp có quy trình riêng biệt.

+ Chi phí có thể tăng cao nếu doanh nghiệp sử dụng lâu dài và mở rộng số lượng người dùng.

+ Dữ liệu lưu trữ trên đám mây, không thuộc quyền sở hữu trực tiếp của doanh nghiệp, tiềm ẩn rủi ro về bảo mật.

Phần mềm quản lý kho vật tư dạng Custom Development

Đây là giải pháp phần mềm được thiết kế và phát triển riêng biệt cho từng doanh nghiệp. Các hệ thống này thường phù hợp với doanh nghiệp quy mô từ 50 nhân sự trở lên hoặc có quy trình đặc thù cần kiểm soát chặt chẽ.

• Ưu điểm:

+ Tùy biến cao, thiết kế theo đúng hiện trạng và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

+ Không giới hạn người dùng, dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

+ Dữ liệu thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.

+ Tiết kiệm chi phí lâu dài, không bị phụ thuộc vào chi phí thuê bao định kỳ.

• Nhược điểm:

+ Chi phí đầu tư ban đầu cao do phải xây dựng hệ thống từ đầu.

+ Thời gian triển khai lâu hơn, cần khảo sát, lập trình và kiểm thử kỹ lưỡng.

+ Doanh nghiệp phải chủ động duy trì hệ thống, bao gồm cập nhật, bảo trì và xử lý sự cố.

Phần mềm quản lý kho vật tư dạng Low-code

Low-code là mô hình phát triển phần mềm nhanh dựa trên giao diện kéo – thả trực quan, cho phép người dùng không có chuyên môn lập trình cũng có thể xây dựng ứng dụng quản lý kho vật tư cơ bản.

• Ưu điểm:

+ Phát triển nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai ban đầu.

+ Dễ tiếp cận, ngay cả người không rành về công nghệ cũng có thể tự tạo ứng dụng cơ bản.

• Nhược điểm:

+ Khả năng chịu tải và bảo trì thấp, không phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn hoặc có nhu cầu mở rộng liên tục.

+ Phụ thuộc vào nền tảng cung cấp Low-code, gây khó khăn khi muốn chuyển đổi hoặc tích hợp với các hệ thống khác.

+ Giới hạn về tính năng và độ tùy biến, không thể đáp ứng yêu cầu phức tạp.

Top 10 phần mềm quản lý kho vật tư tốt nhất năm 2025

Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho vật tư phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành, mở rộng quy mô. Dưới đây là 10 phần mềm quản lý kho miễn phí (Có phí) được đánh giá cao trong năm 2025.

1. Phần mềm quản lý kho vật tư Nhanh.vn

Nhanh.vn là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng.

Tính năng nổi bật:

+ Tạo và quản lý danh mục vật tư đầy đủ: tên, mã, mô tả, hình ảnh, đơn vị tính, giá bán.

+ Phân loại vật tư theo nhóm, loại, thương hiệu để tìm kiếm nhanh chóng.

+ Ghi nhận chính xác hoạt động nhập – xuất kho theo thời gian thực.

+ Cung cấp báo cáo chi tiết về tồn kho, giá trị vật tư, hiệu quả luân chuyển hàng hóa.

Ưu điểm nổi bật: Kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển lớn như Giao Hàng Nhanh, J&T, Viettel Post… hỗ trợ đẩy đơn trực tiếp mà không cần tích hợp thêm.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp bán lẻ, cửa hàng mẹ và bé, tạp hóa, thời trang, kinh doanh online.

Phần mềm quản lý kho vật tư Nhanh.vn

2. Phần mềm quản lý bán hàng và kho vật tư KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến tại Việt Nam, tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho vật tư cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tính năng nổi bật:

+ Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.

+ Tạo và xử lý nghiệp vụ bán hàng trên giao diện trực quan, dễ sử dụng.

+ Hỗ trợ nhập hàng loạt sản phẩm với đa dạng thông số: màu sắc, mẫu mã, chất liệu.

+ Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây.

Ưu điểm nổi bật: Giao diện thân thiện, vận hành đơn giản, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy POS…).

Đối tượng phù hợp: Các cửa hàng kinh doanh truyền thống, doanh nghiệp SME cần giải pháp quản lý bán hàng kiêm theo dõi kho vật tư.

Phần mềm quản lý bán hàng và kho vật tư KiotViet

3. Nền tảng quản lý bán hàng và kho vật tư đa kênh GoSELL

GoSELL là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh tích hợp chức năng quản lý kho vật tư chuyên nghiệp. Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, logistics, cửa hàng bán lẻ và nhà phân phối nhờ khả năng kiểm soát toàn diện hoạt động nhập – xuất kho.

Tính năng nổi bật:

+ Quản lý nhập và xuất kho chi tiết theo ngày, phân loại hàng hóa theo SKU, IMEI và các tiêu chí khác.

+ Hệ thống phân loại hàng hóa đa dạng theo thương hiệu, màu sắc, kích cỡ, chủng loại giúp dễ dàng truy xuất thông tin.

+ Báo cáo thống kê trực quan từ từng đơn hàng, kiện hàng cho đến tổng hợp xuất – nhập – tồn kho.

+ Phân quyền quản lý kho thông minh, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát, sai sót khi vận hành kho.

+ Đồng bộ kho hàng từ các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, giúp quản lý kho vật tư hiệu quả và nhất quán trên nhiều kênh.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý kho vật tư kết hợp với hoạt động bán hàng đa kênh một cách tối ưu.

Nền tảng quản lý bán hàng và kho vật tư đa kênh GoSELL

4. Phần mềm quản lý kho vật tư Perfect Warehouse

Perfect Warehouse là một trong những phần mềm quản lý kho vật tư được đánh giá cao nhờ khả năng bảo mật tốt và tính năng đầy đủ, phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tính năng nổi bật:

+ Giao diện đơn giản, thân thiện giúp người dùng dễ thao tác và nhanh chóng làm quen.

+ Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn kho.

+ Hỗ trợ phân quyền người dùng theo từng chức năng cụ thể, nâng cao tính kiểm soát nội bộ.

+ Thiết lập thẻ kho cá nhân hóa cho từng nhân viên quản lý.

+ Hệ thống tương thích với nhiều nền tảng như Windows, Mac, Linux và cả nền tảng Web, giúp linh hoạt trong quản lý kho vật tư mọi lúc mọi nơi.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho vật tư hiệu quả, dễ triển khai và tiết kiệm chi phí.

Phần mềm quản lý kho vật tư Perfect Warehouse

5. Phần mềm quản lý kho vật tư và bán hàng đa kênh Sapo

Sapo là phần mềm bán hàng đa kênh tích hợp quản lý kho vật tư, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh từ cửa hàng bán lẻ đến sàn thương mại điện tử. Đây là một trong những nền tảng được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu kho hàng giữa các kênh.

Tính năng nổi bật:

+ Quản lý toàn diện hoạt động bán hàng và kho vật tư: hóa đơn, thanh toán, khuyến mãi, sản phẩm, khách hàng.

+ Theo dõi số lượng tồn kho chính xác theo thời gian thực trên nhiều kênh bán hàng.

+ Hỗ trợ quản lý xuất – nhập – chuyển kho giữa các điểm bán.

+ Đồng bộ dữ liệu với các kênh bán hàng online như Facebook, Website, Shopee, Tiki, Lazada, Sendo…

+ Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 qua hotline, email và chat trực tuyến.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp kinh doanh đa kênh có nhu cầu quản lý kho vật tư hiệu quả trên nhiều nền tảng cùng lúc.

Phần mềm quản lý kho vật tư và bán hàng đa kênh Sapo

6. Phần mềm quản lý kho vật tư và bán hàng SUNO

SUNO là phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, thiết kế chuyên biệt cho các cửa hàng nhỏ và doanh nghiệp bán lẻ, giúp chủ shop dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh, kiểm soát hàng hóa và dòng tiền.

Tính năng nổi bật:

+ Giao diện trực quan, tích hợp toàn bộ tính năng quản lý bán hàng và kho vật tư trong một màn hình duy nhất.

+ Quản lý kho chính xác: theo dõi hàng hóa theo mã sản phẩm, quản lý nhập – xuất kho chi tiết.

+ Hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel hoặc Website, tiện lợi cho việc cập nhật hàng loạt.

+ Cung cấp các loại báo cáo về xuất nhập kho, tồn kho và định giá hàng hóa theo thời gian thực.

Đối tượng phù hợp: Chủ cửa hàng bán lẻ, cửa hàng tiện lợi, shop quần áo, tạp hóa… đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho vật tư đơn giản, chi phí hợp lý, dễ triển khai.

Phần mềm quản lý kho vật tư và bán hàng SUNO

7. Phần mềm quản lý kho vật tư Smartstock

Smartstock là phần mềm quản lý kho vật tư được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng, đồng thời cho phép tùy chỉnh một số tính năng nhằm phù hợp với quy trình vận hành đặc thù của từng doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

+ Quản lý tồn kho chặt chẽ, lập phiếu xuất – nhập kho nhanh chóng, chính xác.

+ Lưu trữ thông tin nhà cung cấp, khách hàng, chia theo khu vực địa lý rõ ràng.

+ Tự động cập nhật hàng đổi trả vào kho, đảm bảo số liệu luôn nhất quán.

+ Cảnh báo hàng lỗi, hàng hết hạn giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng vật tư hiệu quả.

+ Hỗ trợ đồng bộ và sao lưu dữ liệu trên server, đảm bảo an toàn thông tin và hạn chế mất mát dữ liệu.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu quản lý kho vật tư linh hoạt, yêu cầu cao về cảnh báo tồn kho và bảo mật dữ liệu.

Phần mềm quản lý kho vật tư Smartstock

8. Phần mềm quản lý kho vật tư và bán hàng GM Sales

GM Sales là phần mềm quản lý kho vật tư tích hợp chức năng bán hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa và dòng tiền một cách nhanh chóng và chính xác. Với giao diện thân thiện và khả năng tự động hóa nhiều tác vụ, GM Sales tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư cho doanh nghiệp.

Tính năng tiêu biểu:

+ Tìm kiếm nhanh thông tin sản phẩm, khách hàng, đơn hàng nhờ hệ thống dữ liệu khoa học.

+ Tích hợp thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in tem, máy in hóa đơn giúp tự động hóa quy trình kho và bán hàng.

+ Cảnh báo hàng sắp hết hạn, tồn kho thấp hoặc hàng hóa không còn phù hợp để xử lý kịp thời.

+ Tính giá vốn tức thời và hỗ trợ sắp xếp xuất hàng logic, giúp kiểm soát lợi nhuận hiệu quả hơn.

Đối tượng phù hợp: Cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối, doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ cần phần mềm quản lý kho vật tư có khả năng hỗ trợ bán hàng tích hợp.

Phần mềm quản lý kho vật tư và bán hàng GM Sales

9. Phần mềm quản lý kho vật tư trực tuyến ECount

ECount là một phần mềm quản lý kho vật tư trực tuyến phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ, với khả năng cập nhật số liệu thời gian thực và báo cáo chi tiết, ECount là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp có nhiều kho hàng và loại vật tư vận hành hiệu quả hơn.

Tính năng nổi bật:

+ Tự động cập nhật số lượng hàng hóa nhập, xuất, và tồn kho theo thời gian thực, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

+ Cung cấp báo cáo chi tiết về biến động kho hàng: lượng hàng nhập, xuất và hàng tồn thực tế.

+ Hỗ trợ theo dõi hàng lỗi, hàng đổi trả hoặc hàng chuyển kho một cách cụ thể và trực quan.

+ Cho phép nhập và xuất dữ liệu hàng hóa để phục vụ cho việc in mã vạch, đơn hàng và đồng bộ hệ thống bán hàng.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp có mô hình phân phối phức tạp, nhiều kho hàng hoặc ngành nghề có đặc thù quản lý vật tư số lượng lớn.

10. Hệ thống phần mềm quản lý kho vật tư SoftPro Inventory

SoftPro Inventory là phần mềm quản lý kho vật tư toàn diện, tích hợp các tính năng giám sát hàng hóa và hỗ trợ kiểm kê kho theo thời gian thực. 

Tính năng nổi bật:

+ Tích hợp công nghệ mã vạch giúp đơn giản hóa quy trình nhập – xuất kho, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

+ Theo dõi tồn kho và giá vốn hàng bán (COGS) theo thời gian thực, hỗ trợ kiểm kê định kỳ chính xác.

+ Hỗ trợ nhập – xuất dữ liệu hàng hóa từ file Excel, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi và xử lý dữ liệu kho vật tư.

+ Phần mềm có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, đáp ứng nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

+ Đối tượng phù hợp: Các doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý kho vật tư có khả năng mở rộng, dễ tích hợp và có thể tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình nội bộ.

Kết luận

Bài viết trên đã tổng hợp cho các bạn 10 phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí, tốt nhất hiện nay dành cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Hy vọng bài viết này Intech Group đã giúp các bạn lựa chọn được phần mềm quản lý kho tốt nhất, hiệu quả và tối ưu nhất. Mọi vướng mắc xin vui lòng liên hệ hotline Intech Group: 0966.966.032 - 0986.448.456 để được tư vấn và hỗ trợ.

Tham khảo:

• Phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay

• Giải pháp nhà kho thông minh cho ngành dược phẩm bạn cần biết 

• Phần mềm quản lý kho theo vị trí

• Những công nghệ được sử dụng trong nhà kho thông minh