Phần mềm quản lý kho theo vị trí – Giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp

04-12-2024 506

Quản lý kho là một hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù quy mô lớn hay nhỏ. Theo thời gian, phương pháp này đã được cải tiến với việc ứng dụng phần mềm quản lý, thay thế cho cách làm thủ công trước đây. Ngày nay, nhiều phần mềm quản lý kho thông minh ra đời với các tính năng vượt trội, hỗ trợ tối ưu cho hoạt động kinh doanh.

Mục lục

1. Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Phần mềm quản lý kho hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, kiểm kê và quản lý hàng hóa xuất - nhập kho một cách chính xác. Với phần mềm này, người dùng dễ dàng kiểm soát số lượng hàng tồn kho, vị trí từng mặt hàng trong kho, từ đó tối ưu việc điều phối hàng hóa hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho hàng

2. Phần mềm quản lý kho theo vị trí có gì đặc biệt?

Không giống các phần mềm quản lý kho thông thường, phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp xác định chính xác vị trí lưu trữ của từng sản phẩm trong kho, nhờ đó:

  • Giảm thiểu sai sót: Hạn chế nhầm lẫn khi nhập/xuất kho, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa.

  • Tăng hiệu suất quản lý: Sắp xếp kho hàng khoa học, tối ưu diện tích và giảm thời gian tìm kiếm hàng.

  • Cập nhật trạng thái hàng hóa theo thời gian thực: Theo dõi biến động tồn kho chính xác theo từng khu vực lưu trữ.

3. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho theo vị trí

Theo dõi tình trạng đơn hàng

Phần mềm quản lý hàng hóa hiển thị trạng thái đơn hàng theo thời gian thực (chờ xác nhận, đang vận chuyển, đã nhận hàng, hoàn hàng…). Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng giám sát tiến độ giao nhận và xử lý các vấn đề phát sinh.

Quản lý hàng hóa tồn kho

Với khả năng theo dõi hàng hóa theo vị trí, phần mềm xuất nhập kho giúp cập nhật chính xác số lượng sản phẩm theo từng khu vực trong kho. Người dùng có thể lọc dữ liệu theo thời gian để kiểm tra mức tồn kho và đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý.

Quản lý giao dịch thanh toán

Một số phần mềm quản lý kho online còn hỗ trợ xuất báo cáo doanh số theo từng sản phẩm, giúp doanh nghiệp so sánh doanh thu nhanh chóng và chính xác, tối ưu chiến lược kinh doanh.

Quản lý chứng từ kho hàng

Ngoài việc kiểm soát hàng hóa, phần mềm nhập xuất kho còn đồng bộ các chứng từ quan trọng như phiếu nhập - xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê… giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu kế toán và vận hành kho dễ dàng hơn.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho theo vị trí

4. Vì sao shop online nên sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí?

Trong kinh doanh online, việc kiểm soát hàng hóa xuất - nhập kho là yếu tố quan trọng giúp tối ưu nguồn vốn và đảm bảo vận hành hiệu quả. Phần mềm quản lý kho theo vị trí chính là giải pháp giúp chủ shop theo dõi, sắp xếp và quản lý hàng tồn kho một cách khoa học. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm này.

Phân loại hàng hóa dễ dàng

Phần mềm cung cấp các bộ lọc thông minh như tên sản phẩm, nơi sản xuất, hạn sử dụng, thương hiệu… giúp người bán sắp xếp hàng hóa một cách trực quan. Nhờ đó, việc tìm kiếm sản phẩm trở nên nhanh chóng, hạn chế tối đa sai sót trong quản lý kho.

Kiểm soát tình trạng xuất - nhập kho chính xác

Tính năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giúp chủ shop theo dõi lượng hàng nhập kho và xuất kho chi tiết. Điều này hỗ trợ việc đưa ra quyết định nhập hàng hoặc thanh lý sản phẩm kịp thời, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.

Cập nhật dữ liệu hàng hóa chính xác, đúng thời gian thực

Phần mềm quản lý kho theo vị trí tổng hợp thông tin sản phẩm từ tất cả kênh bán online (tên, số lượng, màu sắc, kích cỡ, giá…). Nhờ đó, chủ shop có thể đối soát và so sánh doanh số giữa các cửa hàng trực tuyến một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian hay nhân lực.

Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng trên mọi cửa hàng

Sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp chủ shop theo dõi hàng hóa tại nhiều kho trên một giao diện duy nhất. Điều này giúp việc luân chuyển hàng giữa các kho trở nên dễ dàng, đảm bảo kinh doanh ổn định và hạn chế tình trạng thiếu hàng tại các điểm bán.

Tối ưu hóa chi phí và nhân lực

Thay vì tốn kém chi phí thuê nhân viên kiểm kê kho, chủ shop chỉ cần một phần mềm để kiểm soát toàn bộ hoạt động kho hàng. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

Sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất quản lý kho và giảm thiểu rủi ro sai sót. Đây chính là giải pháp thông minh để kiểm soát hàng hóa một cách khoa học, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Vì sao shop online nên sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí

5. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà kho thông minh cho doanh nghiệp

Theo dõi tiến trình xuất kho

Quản lý kho bằng phần mềm giúp kiểm soát quá trình xuất kho theo cách hiện đại hóa. Doanh nghiệp có thể xác định chính xác sản phẩm cần xuất và theo dõi chi tiết tình trạng hàng hóa. Hơn nữa, phần mềm còn gợi ý phương thức vận chuyển tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho người mua hàng. Nhờ đó, quy trình xuất kho trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn, đem lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.

Theo dõi tiến trình nhập kho

Phần mềm quản lý kho như một trợ lý thông minh, hỗ trợ theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa nhập vào theo từng mốc thời gian cụ thể. Khi cần truy xuất thông tin về lô hàng hoặc nguyên liệu nhập kho, nhân viên có thể nhận được báo cáo chi tiết ngay trên giao diện phần mềm. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm đến 80% thời gian cho doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm giúp thủ kho dễ dàng kiểm soát và cập nhật thông tin về tình trạng kho hàng, đồng thời tự động gửi báo cáo về số lượng hàng dự trữ hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch kinh doanh một cách chính xác và kịp thời. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ xác định vị trí trống trong kho để sắp xếp hàng hóa, tối ưu diện tích lưu trữ.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhà kho thông minh không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, và gia tăng năng suất tổng thể.

6. Các phần mềm quản lý kho hàng, vật tư phổ biến nhất

Quản lý kho hàng và vật tư là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, nhiều phần mềm quản lý kho đã ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn về hàng tồn kho, quy trình nhập xuất và các vấn đề liên quan. Dưới đây là những phần mềm quản lý kho hàng phổ biến nhất mà doanh nghiệp nên cân nhắc.

Quản lý kho thông minh với phần mềm quản lý kho

Quản lý kho thông minh với phần mềm quản lý kho

Phần mềm Sapo

Tính năng nổi bật:

- Tích hợp chức năng quét mã vạch và in hóa đơn bán hàng.

- Kết nối trực tiếp với các hình thức thanh toán qua ví điện tử hoặc thẻ ngân hàng.

- Theo dõi dòng chảy hàng hóa trong kho một cách chính xác và liên tục.

Ưu điểm:

- Tương thích với nhiều thiết bị phần cứng như máy in mã vạch, máy in hóa đơn.

- Cho phép người dùng theo dõi doanh thu và công nợ trực quan.

- Cung cấp biểu đồ báo cáo giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Nhược điểm:

- Chi phí duy trì hàng tháng tương đối cao.

- Giao diện phức tạp do tích hợp nhiều kênh bán hàng.

Phần mềm Misa

Tính năng nổi bật:

- Quản lý và phân tích tài chính, hỗ trợ nhập và xuất dữ liệu kế toán.

- Hỗ trợ quản lý toàn diện quá trình bán hàng, bao gồm mua bán, quản lý hóa đơn.

- Cung cấp tính năng quản lý tồn kho và quản lý nhân sự.

Ưu điểm:

- Phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam, tuân thủ các quy định về thuế và kế toán đặc thù.

- Tính năng báo cáo tài chính mạnh mẽ, giúp theo dõi sát sao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

- Có phiên bản phù hợp cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Nhược điểm:

- Nghiêng nhiều về nghiệp vụ kế toán, không mạnh trong quản lý kho hàng.

- Giao diện phức tạp, đòi hỏi thời gian để làm quen và sử dụng hiệu quả.

>> có thể xem thêm: Phần mềm quản lý kho hàng WMS và những tính năng vượt trội

7. Phân loại phần mềm quản lý kho theo ngành

Phần mềm quản lý kho cho công ty sản xuất

Phần mềm quản lý kho cho công ty sản xuất đóng vai trò rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý hàng hóa. Dưới đây là một số tính năng và lợi ích cụ thể của phần mềm quản lý kho dành cho công ty sản xuất:

  • Quản lý nguyên liệu đầu vào: Phần mềm giúp theo dõi số lượng nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, từ việc nhập nguyên liệu vào kho cho đến kiểm soát tình trạng tồn kho.

  • Theo dõi sản phẩm thành phẩm: Sau khi sản xuất, sản phẩm thành phẩm cũng cần được quản lý chặt chẽ. Phần mềm cho phép ghi nhận và kiểm soát số lượng sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng để xuất bán.

  • Quản lý quy trình sản xuất: Nhiều phần mềm quản lý kho có tính năng hỗ trợ quản lý quy trình sản xuất, cho phép người dùng theo dõi từng giai đoạn của dây chuyền sản xuất, từ việc chế biến nguyên liệu đến khi hoàn thành sản phẩm.

  • Kiểm kê định kỳ và đột xuất: Hỗ trợ việc kiểm kê kho dựa trên nhu cầu thực tế, giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện tồn kho thừa hoặc thiếu.

  • Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng nguyên liệu, năng suất sản xuất và các số liệu liên quan, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

  • Quản lý tồn kho theo lô: Đối với những sản phẩm có hạn sử dụng hoặc yêu cầu cụ thể trong quản lý chất lượng, phần mềm có thể theo dõi tồn kho theo các lô hàng khác nhau, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm.

  • Tích hợp với hệ thống ERP: Phần mềm quản lý kho có thể tích hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp đồng bộ thông tin giữa các bộ phận như sản xuất, kế toán, và bán hàng.

Phần mềm quản lý kho vật tư

Phần mềm quản lý kho vật tư là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp theo dõi, quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng vật tư trong quá trình sản xuất hoặc các hoạt động khác. Dưới đây là một số tính năng và lợi ích của phần mềm này:

  • Theo dõi tồn kho vật tư: Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng vật tư hiện có trong kho, từ đó có thể kiểm soát tình trạng tồn kho một cách hiệu quả.

  • Quản lý nhập xuất vật tư: Ghi nhận các giao dịch nhập và xuất vật tư, bao gồm cả thông tin về ngày nhập, số lượng, nhà cung cấp, và dự án sử dụng, giúp dễ dàng tra cứu và kiểm soát.

  • Kiểm kê kho: Hỗ trợ việc kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, giúp xác định tình trạng thực tế của kho và phát hiện nhanh chóng các sự bất thường trong quản lý vật tư.

  • Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp vật tư, theo dõi chất lượng và lịch sử giao hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp uy tín.

  • Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về mức tiêu thụ, tình hình tồn kho và dự báo nhu cầu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp với chiến lược kinh doanh.

  • Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm quản lý kho vật tư có thể tích hợp với các phần mềm khác như hệ thống quản lý sản xuất (ERP), phần mềm kế toán, giúp tạo ra một quy trình quản lý đồng bộ và hiệu quả.

  • Quản lý theo mã vật tư: Hệ thống cho phép quản lý vật tư thông qua mã số riêng, giúp phân loại và tra cứu dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý kho trong logistics

Phần mềm quản lý kho trong logistics đóng vai trò rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành, giúp kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một số tính năng và lợi ích của phần mềm này:

  • Quản lý hàng tồn kho: Phần mềm cho phép theo dõi số lượng hàng hóa có trong kho, từ đó giúp xác định được hàng hóa nào đang còn, hàng nào sắp hết, và có kế hoạch nhập hàng kịp thời.

  • Theo dõi trạng thái hàng hóa: Hệ thống có thể theo dõi trạng thái của hàng hóa (như hàng đang được lưu kho, hàng đang trong quá trình vận chuyển, hoặc hàng đã được giao), giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quá trình logistics.

  • Quản lý đơn đặt hàng: Tích hợp chức năng quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp theo dõi các đơn hàng từ khi tiếp nhận cho đến khi hoàn tất giao hàng, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong giao dịch.

  • Kiểm kê tự động: Hỗ trợ trong việc kiểm kê kho thường xuyên hoặc đột xuất, giúp phát hiện các vấn đề liên quan đến hàng hóa như thất thoát hay tồn kho không đúng.

  • Báo cáo và phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, tình trạng đơn hàng, và hiệu suất vận hành, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược.

  • Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm quản lý kho trong logistics có thể tích hợp với hệ thống ERP, phần mềm kế toán và các giải pháp quản lý vận tải khác, đảm bảo việc quản lý thống nhất và hiệu quả.

  • Tối ưu hóa quy trình vận chuyển: Dựa trên dữ liệu có sẵn, phần mềm có thể hỗ trợ lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa một cách tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển.

  • Quản lý hàng hóa theo mã vạch: Sử dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID để tự động hóa quy trình quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao độ chính xác và hiệu suất.

8. Các công nghệ trong giải pháp nhà kho thông minh, kho hàng tự động

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào việc tối ưu hóa quản lý kho hàng để hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ vào quản trị kho (như hệ thống quản lý kho thông minh – WMS, xe tự hành – AGV, robot bốc xếp hàng tự động và nhà máy thông minh đang trở thành xu hướng tất yếu. Những công nghệ này giúp giảm chi phí sản xuất, quản lý hiệu quả và cải thiện chuỗi cung ứng. Dưới đây là 4 công nghệ nổi bật trong kho hàng thông minh.

Hệ thống quản lý kho thông minh (WMS)

Hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System) là phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa quản lý kho hàng, đơn giản hóa các quy trình và tối ưu hóa thời gian làm việc. WMS là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên kho hàng tự động 4.0.

Các chức năng chính của WMS:

- Quản lý danh mục hàng hóa, vật tư.

- Theo dõi tồn kho theo vị trí, thùng, pallet.

- Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng và tuổi hàng tồn.

- Hỗ trợ nhiều đơn vị tính quy đổi và phương pháp tính giá vốn.

- Quản lý định mức tồn kho và gửi báo cáo chi tiết.

Trên thị trường hiện nay có nhiều giải pháp WMS nội địa và quốc tế. Các sản phẩm trong nước thường được thiết kế tùy chỉnh cao để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, đồng thời có chi phí hợp lý.

Xe tự hành (AGV)

Xe tự hành AGV (Automated Guided Vehicle) là loại xe di chuyển theo công nghệ dẫn đường, vận chuyển hàng hóa đến vị trí được định sẵn mà không cần sự can thiệp của con người. AGV có thể làm việc liên tục 24/7, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất lao động.

AGV thay thế công nhân trong các tác vụ vận chuyển nặng nhọc, có thể di chuyển pallet hàng hóa nặng tới 500kg với tốc độ 50m/phút, tự động sạc pin và hoạt động trong không gian kho hàng một cách hiệu quả.

Xe tự hành AVG được thiết kế chuyên dụng trong các nhà máy thông minh

Xe tự hành AVG được thiết kế chuyên dụng trong các nhà máy thông minh

Robot bốc xếp hàng tự động

Robot bốc xếp hàng tự động là loại robot có thể làm việc chung với con người mà không cần hệ thống bảo vệ an toàn. Điều này khác biệt so với các robot công nghiệp thông thường, vốn chỉ hoạt động độc lập và có khu vực bảo vệ riêng.

Cobots có khả năng phối hợp với con người trong các nhiệm vụ như bốc xếp, vận chuyển hàng hóa từ xe AGV hoặc băng tải. Cobots như robot 6 trục UNIVERSAL (UR3, UR5, UR10) đang được sử dụng rộng rãi để tự động hóa các quy trình sắp xếp hàng hóa.

Robot bốc xếp hàng là một hệ thống xếp hàng linh hoạt

Robot bốc xếp hàng là một hệ thống xếp hàng linh hoạt

Nhà máy thông minh 

Smart Factory (Nhà máy thông minh) thể hiện một bước nhảy vọt từ tự động hóa truyền thống đến một nhà máy với hệ thống máy móc, thiết bị được kết nối hoàn toàn và linh hoạt - có thể sử dụng nguồn dữ liệu liên tục từ các hoạt động và hệ thống sản xuất liên quan để kiểm soát, phân tích và cải tiến để nâng cao năng suất, chất lượng sản xuất trong doanh nghiệp. 

Kết luận 

Một trong các yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp và nhà đầu tư là sử dụng vốn một cách hiệu quả. Việc quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp bạn cần tư vấn phần mềm quản lý nhà kho thông minh được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn? Liên hệ với đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời Hotline: 0966.966.032 - 0986.448.456.

Tham khảo thêm: