Phần mềm ERP là phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý điều hành của nhiều doanh nghiệp, giúp các bộ phận phối hợp thông minh, ăn ý hơn, giảm đến 70% các quy trình làm việc thủ công, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các chiến lược kinh doanh kịp thời, đúng đắn dựa trên nguồn thông tin dữ liệu chính xác và minh bạch. Hãy cùng Intech Group tìm hiểu tổng quan về phần mềm ERP (phần mềm erp tốt nhất hiện nay) chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Phần mềm ERP là gì? 

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, cho phép tất cả nhân sự trong tổ chức ấy làm việc trên cùng một nền tảng và chung một nguồn dữ liệu, thay vì sử dụng các phần mềm, dữ liệu riêng lẻ như trước đây. Ứng dụng phần mềm tạo nên sự đồng bộ trong tất cả các nguồn dữ liệu của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính liên kết chặt chẽ, thông suốt giữa các phòng ban từ khâu mua hàng, sản xuất, kho vận cho đến quản lý nhân sự, tài chính,... 

Những loại hình doanh nghiệp nào nên ứng dụng giải pháp ERP? 

Theo nghiên cứu và báo cáo thực tế, sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng cao nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin (18%), dịch vụ tài chính (17%). 

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng ERP:

• Ngành cơ khí chế tạo máy

• Ngành đóng gói bao bì

• Ngành công nghiệp luyện kim, thép

• Ngành phân phối và bán lẻ

• Ngành xây dựng bất động sản

• Ngành vật liệu nội thất

• Ngành khai thác khoáng sản

• Ngành logistic

• Ngành dược và mỹ phẩm

• Thương mại dịch vụ

• …

  
  Triển khai dự án giải pháp ERP cho doanh nghiệp

Lợi ích của giải pháp ERP đối với doanh nghiệp 

ERP quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện 

Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm kiểm soát, quản lý nguồn thông tin giúp doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý, vận hành hàng ngày. Nhà lãnh đạo không cần mất nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp kịp thời, theo thời gian thực với giao diện trực quan và dễ dàng sử dụng.

Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác , tối ưu mức hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu các chi phí liên quan đến vấn đề này.

Đẩy mạnh hiệu suất làm việc của nhân sự

Triển khai ERP có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công đơn giản, lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hoặc quan trọng hơn nhằm gia tăng doanh thu.

Cải thiện sự cộng tác

Làm việc theo dạng teamwork, kết nối và tổng hợp ý kiến đóng góp của các thành viên là một phần thiết yếu để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, bền vững. ERP giúp cải thiện sự cộng tác, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả hơn thông qua giao tiếp, chia sẻ.

Hoạch định tài chính chính xác hơn

Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, kế toán thường phải nhập dữ liệu thủ công từ các bộ phận khác nhau vào phần mềm. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán, kế toán sẽ phải mất nhiều thời gian để kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa thông tin. Với phần mềm ERP, dữ liệu trở nên rõ ràng, minh bạch hơn, từ đó giúp kế toán tiết kiệm thời gian cũng như tạo ra nguồn dữ liệu chính xác ngay từ đầu.

Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn

Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo một cách nhanh chóng, kịp thời về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: sản xuất, nhân sự, tài chính, kế toán, … Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, thống nhất với những báo cáo trực quan giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng thể nhằm đưa ra chiến lược quản trị và phát triển tốt nhất trong tương lai. Theo nghiên cứu, khi ứng dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định quản trị.

Hạn chế khi triển khai phần mềm ERP 

Phần mềm ERP mang đến không ít lợi ích cho doanh nghiệp trên thực tế, tuy nhiên chúng cũng có một số điểm hạn chế nhất định như:

• Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Chi phí triển khai hệ thống là một khoản không hề nhỏ, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Chúng bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như: chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí máy chủ, đầu tư thêm phần cứng phù hợp với nền tảng, chi phí bảo trì hàng năm,....

• Triển khai giải pháp ERP cần thời gian dài: Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù doanh nghiệp mà thời gian triển khai phần mềm ERP có thể khác nhau, thường thời gian triển khai có thể mất từ 6 tháng đến 1 năm.

• Cần có sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên công ty, đào tạo và hướng dẫn để họ thích ứng với sự thay đổi.

So sánh phần mềm ERP và các phần mềm quản lý rời rạc 

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng những phần mềm riêng biệt cho từng bộ phận, phòng ban. Ví dụ, phòng kế toán sử dụng phần mềm tài chính-kế toán, nhân sự dùng phần mềm HRM, chăm sóc khách hàng dùng phần mềm CRM,...Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp bởi sự rời rạc, đứt gãy thông tin dẫn đến phối hợp làm việc kém hiệu quả.

Phần mềm ERP ra đời tạo ra sự thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa ứng dụng ERP và các phần mềm quản lý rời rạc khác:

Hệ thống quản lý phần mềm ERP

Phân loại phần mềm ERP trên thị trường

Phân loại phần mềm ERP theo xuất xứ

• Phần mềm ERP xuất xứ nước ngoài: Xuất xứ nước ngoài thường được xây dựng theo một quy trình tiêu chuẩn quốc tế. Đây là ưu điểm và cũng là nhược điểm của phần mềm ERP này bởi khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam, khả năng tương thích và tùy chỉnh của hệ thống khá thấp.

• Các phần mềm ERP xuất xứ Việt Nam: Phần mềm ERP Việt Nam được xây dựng dựa trên quy định, chuẩn mực trong nước, theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Phân loại hệ thống ERP theo hình thức triển khai

• Phần mềm ERP đóng gói: Được phát triển dựa trên nghiên cứu, khảo sát yêu cầu của một số doanh nghiệp và kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của từng loại hình doanh nghiệp.

• Phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu: là phần mềm được nghiên cứu xây dựng dựa trên những yêu cầu và những bài toán khách hàng gặp phải trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể yêu cầu chỉnh sửa từng chi tiết sao cho phù hợp nhất với các quy trình quản lý hiện có của mình.

Giá của hệ thống ERP  

Trên thực tế, không có một con số cụ thể về chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu, nhưng cần chú ý đến một số yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến chúng, bao gồm:

• Chi phí tư vấn: Chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhà tư vấn và cung cấp khi triển khai ERP

• Lựa chọn đơn vị triển khai: Chi phí được quyết định phần lớn bởi đơn cung cấp. Nhà cung cấp phần mềm ERP càng có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường thường chi phí sẽ càng cao. 

• Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng phần mềm: Chi phí triển khai ERP cao hay thấp sẽ có thay đổi linh hoạt dựa trên quy mô và số lượng người sử dụng trong doanh nghiệp. 

Phần mềm erp hướng dẫn sử dụng phù hợp với doanh nghiệp 

• Phải phù hợp với mục tiêu quản lý, cách thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín trên thị trường, có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án thực tế thành công.

• Thiết lập mục tiêu của dự án và tìm kiếm giải pháp phù hợp với ngân sách đầu tư của doanh nghiệp.

• Xem xét khả năng mở rộng của hệ thống trong tương lai, các module và tính năng tối ưu giúp tạo ra nhiều cơ hội linh hoạt cho doanh nghiệp.

• Lựa chọn phần mềm ERP thân thiện và dễ dàng sử dụng.

• Phần mềm ERP cần tuân thủ chế độ, quy định kế toán trong nước như: chế độ kế toán thuế, phân bổ chi phí, các quy định về kết chuyển… của Việt Nam. 

• Chú trọng đến dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau bán để nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh như hiểu sai quy trình, lỗi phần mềm,....

Vì sao nói phần mềm erp tốt nhất hiện nay? 

Phần mềm được coi là tốt nhất hiện nay vì nó tích hợp và quản lý toàn bộ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm ERP được coi là tốt nhất hiện nay vì nó tích hợp và quản lý toàn bộ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất. Bởi khi ứng dụng phần mềm doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tích hợp toàn diện khâu quản lý từ kế toán - nhân sự - kho nhằm giảm thiểu sai sót hiệu suất làm việc. Đặc biệt nó còn tính linh hoạt và mở rộng bởi khả năng tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, đi kèm đó là tính năng bảo mật cao các thông tin mật doanh nghiệp. Vì thế ERP được nhiều doanh nghiệp tin dùng và lựa chọn ưu tiên khi trên thị trường hiện nay có vô số các phần mềm mới ra đời.

Hy vọng rằng, từ những kiến thức mà Intech Group mang đến có thể giúp bạn hiểu thêm hệ thống ERP. Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để lựa chọn giải pháp phù hợp và tối ưu nhất. Hotline tư vấn: 0983 113 387 - 0966 966 032.

Tham khảo:

Nhà máy thông minh và chiến lược chuyển mình của doanh nghiệp

Phân biệt PLC và SCADA trong chu trình tự động hóa

Phần mềm quản lý kho hàng WMS

Giải pháp kho lưu trữ hàng hóa thông minh