Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ, vai trò của kho hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn là trung tâm phân phối và xử lý đơn hàng, đóng góp đáng kể vào hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng của doanh nghiệp. Dự báo năm 2024 sẽ chứng kiến nhiều thay đổi và xu hướng mới trong lĩnh vực quản lý kho hàng, định hình tương lai của hoạt động hậu cần và chuỗi cung ứng.

TỔNG QUAN KHO HÀNG NĂM 2024

Xu hướng kho hiện nay?

• Tự động hóa và robot hóa

Tự động hóa bằng robot (robotics) và hệ thống quản lý kho (WMS) đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi, giúp tăng hiệu suất, giảm sai sót và giảm chi phí lao động. Theo dự báo của công ty nghiên cứu thị trường Technavio, thị trường robot trong lĩnh vực kho hàng sẽ đạt tỷ lệ tăng trưởng 11% trong giai đoạn 2020-2024. Các doanh nghiệp đang dần nhận ra lợi ích của việc sử dụng robot trong quản lý kho hàng, từ đơn giản như việc di chuyển hàng hóa đến các nhiệm vụ phức tạp hơn như sắp xếp và đóng gói đơn hàng.

Một số công ty đã áp dụng thành công robot trong quản lý kho hàng, ví dụ như Amazon với hệ thống robot Kiva được sử dụng để di chuyển hàng hóa trong kho và giúp tối ưu hóa quá trình đóng gói và giao hàng. Việc sử dụng robot không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lao động mà còn tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thiểu sai sót.

• Cá nhân hóa kho hàng

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, kho hàng sẽ chuyển sang mô hình cá nhân hóa, cung cấp các giải pháp lưu trữ và xử lý đơn hàng linh hoạt hơn. Các kho hàng sẽ được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các công ty đa quốc gia. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Một số công ty đã áp dụng thành công mô hình cá nhân hóa trong quản lý kho hàng, ví dụ như Zara với hệ thống kho hàng linh hoạt cho phép họ cung cấp các sản phẩm theo nhu cầu của từng cửa hàng và khu vực. Việc cá nhân hóa kho hàng cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho và giảm thiểu chi phí lưu trữ.

Công nghệ sử dụng trong nhà kho hiện đại?

• Tối ưu hóa không gian kho

Khi giá thuê kho tăng lên, các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa không gian kho của mình bằng cách sử dụng các hệ thống lưu trữ kệ nhiều tầng, tối ưu hóa việc sắp xếp và sử dụng các công nghệ lưu trữ sáng tạo. Các hệ thống lưu trữ kệ nhiều tầng cho phép tận dụng tối đa không gian kho và giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ. Các công nghệ lưu trữ sáng tạo như hệ thống kho động (AS/RS) cũng giúp tối ưu hóa việc di chuyển hàng hóa trong kho và giảm thiểu sai sót.

• Hệ thống quản lý kho thông minh

Hệ thống quản lý kho thông minh (Smart WMS) là một trong những công nghệ đang được phát triển để giúp tối ưu hóa quản lý kho hàng. Smart WMS sử dụng các công nghệ như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI) và big data để thu thập và phân tích dữ liệu từ kho hàng, giúp đưa ra các quyết định thông minh về việc quản lý và sắp xếp hàng hóa trong kho. Điều này giúp tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.

• Sử dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý kho hàng

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng được áp dụng trong quản lý kho hàng, giúp tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng và giảm thiểu sai sót. AI có thể phân tích dữ liệu từ kho hàng và đưa ra các dự đoán về nhu cầu của khách hàng, giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch và quản lý kho hàng một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, AI cũng có thể giúp tối ưu hóa việc sắp xếp và đóng gói đơn hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lao động.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG CHUẨN?

Quản lý kho là một trong những yếu tố then chốt trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, bảo quản và phân phối hiệu quả. Một quy trình quản lý kho khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí mà còn hạn chế thất thoát, duy trì chất lượng hàng hóa và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Tham khảo quy trình quản lý kho dưới đây:

Tổng quan quy trình quản lý kho hàng

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho, đóng vai trò nền tảng cho các hoạt động tiếp theo. Việc này bao gồm việc tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, kiểm tra hàng hóa và xử lý các thủ tục cần thiết để đưa hàng vào kho lưu trữ.

Tiếp nhận hàng hóa: Là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình nhập kho, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn, chứng từ giao hàng so với đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Ngoài ra, việc kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế cũng rất cần thiết để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng.

Xử lý thủ tục nhập kho: Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho, giúp duy trì dữ liệu chính xác về hàng hóa đang có trong kho, phục vụ cho các hoạt động quản lý sau này.

Ngoài ra, việc lưu trữ hàng hóa cũng cần được thực hiện một cách khoa học, sắp xếp hàng hóa vào khu vực kho phù hợp theo loại, kích thước và hạn sử dụng. Cuối cùng, lập phiếu nhập kho là bước không thể thiếu, ghi nhận số lượng và tình trạng hàng hóa vừa được nhập.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi hàng hóa đã được nhập kho, bước tiếp theo là lưu trữ hàng hóa, giai đoạn này là bảo quản hàng hóa tốt nhất cho đến khi đủ điều kiện xuất kho.

Quy tắc lưu kho: Việc tổ chức khu vực kho theo nhóm hàng hóa và loại sản phẩm là điều rất quan trọng. Phương pháp lưu trữ cũng cần được lựa chọn sao cho phù hợp với đặc tính và kích thước của hàng hóa, từ kệ, pallet cho đến container.

Bên cạnh đó, bố trí khoa học trong kho cũng là yếu tố quan trọng, tránh tình trạng chật chội khiến việc kiểm tra, lấy hàng và vận chuyển trở nên khó khăn. Các lối đi cần được thiết kế thuận tiện, giúp nhân viên dễ dàng di chuyển trong kho.

Kiểm tra định kỳ: Là một bước quan trọng nhằm đảm bảo mọi thứ đều ổn định, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa và tình trạng của chúng. Đặc biệt, việc kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa là cực kỳ cần thiết, giúp xử lý kịp thời hàng hóa sắp hết hạn.

Không thể quên rằng việc kiểm tra tình trạng bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm cũng rất quan trọng. Bảo đảm môi trường kho được duy trì ở mức tối ưu góp phần kéo dài tuổi thọ của hàng hóa.

Bước 3: Lấy hàng

Khi có yêu cầu xuất hàng, bước tiếp theo là lấy hàng, đảm bảo mọi yêu cầu xuất hàng, bán hàng hay sản xuất được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xác định nhu cầu: Trước khi tiến hành lấy hàng, cần kiểm tra đơn đặt hàng thật kỹ. Việc xác định loại hàng hóa, số lượng và thời gian cần lấy là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi. Không những vậy, việc kiểm tra kho để xác định vị trí lưu trữ hàng hóa cũng cần thực hiện để tiết kiệm thời gian.

Lấy hàng: Sử dụng hệ thống pick-and-pack sẽ giúp tối ưu hóa quá trình lấy hàng, đảm bảo độ chính xác và hiệu quả. Hệ thống này cho phép nhân viên dễ dàng theo dõi hàng hóa, đồng thời tăng tốc độ lấy hàng. Cần lập phiếu xuất kho để ghi nhận đầy đủ thông tin về số lượng và loại hàng hóa được lấy. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác hơn.

Lưu ý: Hãy huấn luyện nhân viên về quy trình lấy hàng một cách bài bản, đặc biệt là việc sử dụng hệ thống pick-and-pack. Việc ứng dụng công nghệ barcode và RFID trong quản lý hàng hóa sẽ giúp kiểm soát việc lấy hàng một cách chặt chẽ, tránh sai sót xảy ra. Cuối cùng, đừng quên kiểm tra kỹ càng hàng hóa trước khi xuất kho để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Bước 4: Xuất kho

Chuẩn bị xuất hàng: Khi đã nhận được đơn đặt hàng, việc kiểm tra thông tin như loại hàng hóa, số lượng và thông tin khách hàng là rất cần thiết. Ngoài ra, cần xác định phương thức vận chuyển và địa điểm giao hàng cụ thể.

Vận chuyển hàng hóa: Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa, khoảng cách và thời gian giao hàng sẽ giúp quá trình xuất kho diễn ra suôn sẻ. Kiểm tra lại hàng hóa trước khi vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận là một việc làm rất quan trọng.

Lưu ý: Sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp theo dõi và kiểm soát việc xuất hàng một cách chính xác. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn và tránh thất thoát, hư hỏng.

Bước 5: Hoàn hàng

Hoàn hàng là một trong những tình huống mà doanh nghiệp thường gặp phải, thường do hàng hóa bị lỗi hoặc không đúng yêu cầu của khách hàng.

Tiếp nhận hàng hóa hoàn trả: Tiếp nhận hàng hóa từ khách hàng cần kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ hoàn hàng, phiếu xuất kho để đảm bảo hàng hóa thực sự đáng được hoàn trả. Đồng thời, kiểm tra tình trạng hàng hóa có bị hư hỏng hay có dấu hiệu không ổn định, cần xác định nguyên nhân hoàn trả để có hướng xử lý phù hợp.

Xử lý hoàn hàng: Sau khi tiếp nhận hàng hóa, việc báo cáo tình trạng hàng hóa hoàn trả cho bộ phận liên quan là rất quan trọng. Bên cạnh đó, xử lý đơn hoàn theo quy định của công ty cũng cần được thực hiện một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Cuối cùng, quay trả hàng hóa vào kho lưu trữ là bước không thể thiếu trong quá trình hoàn hàng. Đảm bảo rằng hàng hóa được xử lý đúng cách để tránh gây ra nhầm lẫn trong kho.

Lưu ý: Nên có quy định rõ ràng về việc hoàn hàng và quy trình xử lý đơn hoàn hàng. Điều này sẽ giúp xây dựng một quy trình chặt chẽ, tránh lộn xộn và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc. Ghi nhận đầy đủ thông tin về số lượng, loại hàng hóa và lý do hoàn hàng để phục vụ cho công tác báo cáo sau này.

Bước 6: Kiểm hàng

Kiểm hàng là hoạt động không thể thiếu trong quy trình quản lý kho, giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tồn kho, đảm bảo chất lượng và ngăn chặn thất thoát.

Kiểm tra định kỳ: Một công việc quan trọng giúp đảm bảo mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát: Số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa trong kho sẽ giúp phát hiện sớm những vấn đề có thể xảy ra. Ngoài ra, Cần kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa và xử lý kịp thời những mặt hàng sắp hết hạn. Điều này không chỉ bảo vệ chất lượng sản phẩm mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Kiểm tra đột xuất: Ngoài việc kiểm tra định kỳ, đôi khi cần phải kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, nhà cung cấp hoặc ban lãnh đạo. Việc này giúp đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ và không gặp các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Nếu có nghi ngờ về số lượng hay chất lượng hàng hóa, cần tiến hành kiểm tra ngay lập tức để tìm hiểu nguyên nhân và có phương án xử lý phù hợp.

Bước 7: Thống kê và báo cáo

Thống kê và báo cáo là bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho, giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình quản lý kho và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Các báo cáo tồn kho, nhập kho, xuất kho, hoàn hàng và mất mát hư hỏng là những nội dung quan trọng cần được thực hiện. Báo cáo tồn kho sẽ cho thấy số lượng, giá trị hàng hóa trong kho, phân loại theo loại hàng và nhóm sản phẩm.

Ngoài ra, báo cáo xuất kho sẽ cho biết số lượng và giá trị hàng hóa xuất kho trong một kỳ, giúp doanh nghiệp đánh giá hoạt động kinh doanh hiệu quả hay chưa. Tương tự, báo cáo hoàn hàng cũng là một phần quan trọng để đánh giá phản hồi từ khách hàng.

Lưu ý: Sử dụng phần Phần mềm quản lý kho hàng WMS sẽ giúp thu thập dữ liệu và tạo báo cáo một cách chính xác và nhanh chóng. Doanh nghiệp cần phân tích số liệu và đưa ra các đánh giá, nhận xét về tình hình quản lý kho để có những điều chỉnh phù hợp.

Quy trình quản lý kho là một chuỗi các hoạt động liên kết chặt chẽ, đảm bảo hàng hóa được quản lý hiệu quả, tránh thất thoát, hư hỏng, đồng thời vẫn giữ được chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Việc áp dụng quy trình quản lý kho khoa học giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt.

NHỮNG THÁCH THỨC VÀ CƠ HỘI TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG NĂM 2024?

Thách thức về chi phí

Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý kho hàng là chi phí. Với việc áp dụng các công nghệ mới như robot và trí tuệ nhân tạo, các doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một số lượng lớn vốn để triển khai và duy trì các hệ thống này. Ngoài ra, việc thuê kho và chi phí lưu trữ cũng đang tăng lên, đặc biệt là trong các thành phố lớn. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách tối ưu hóa chi phí để đảm bảo tính cạnh tranh và lợi nhuận.

Cơ hội về tăng trưởng

Mặc dù đối mặt với nhiều thách thức, nhưng lĩnh vực quản lý kho hàng cũng đang có nhiều cơ hội để tăng trưởng trong năm 2024. Theo dự báo của công ty nghiên cứu thị trường Technavio, thị trường quản lý kho hàng sẽ đạt tỷ lệ tăng trưởng 8% trong giai đoạn 2020-2024. Sự phát triển của thương mại điện tử và nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng sẽ tạo ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý kho hàng.

Thách thức về an ninh

Với việc áp dụng các công nghệ mới như robot và trí tuệ nhân tạo, các doanh nghiệp cũng đối mặt với thách thức về an ninh. Việc bảo vệ dữ liệu và thông tin của khách hàng trong quá trình quản lý kho hàng là rất quan trọng và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt từ các doanh nghiệp. Ngoài ra, việc đảm bảo an toàn cho các thiết bị và hệ thống trong kho cũng là một vấn đề cần được quan tâm.

Cơ hội về cải tiến quy trình

Việc áp dụng các công nghệ mới trong quản lý kho hàng cũng đem lại cơ hội để cải tiến quy trình và tăng hiệu suất. Việc sử dụng robot và trí tuệ nhân tạo giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa việc xử lý đơn hàng, từ đó giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài ra, việc áp dụng các công nghệ thông minh như Smart WMS cũng giúp đưa ra các quyết định thông minh và tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng.

Năm 2024 sẽ là một năm đầy thách thức và cơ hội trong lĩnh vực quản lý kho hàng. Các doanh nghiệp cần chú ý đến những xu hướng mới và áp dụng các công nghệ để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí. Tuy nhiên, cần lưu ý đến các thách thức về chi phí và an ninh để đảm bảo tính cạnh tranh và bảo vệ thông tin của khách hàng. Với sự phát triển của thương mại điện tử và nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, lĩnh vực quản lý kho hàng sẽ tiếp tục có nhiều cơ hội để tăng trưởng và phát triển trong tương lai.

Tham khảo thêm:

1. Công nghệ RFID trong quản lý kho

2. 8 loại kho hàng cho ngành thương mại điện tử