Quản lý Kho hàng thông minh và lưu trữ hàng hóa là hoạt động quan trọng trong nhà máy sản xuất – kinh doanh. Trong đó, việc lựa chọn mô hình kho phù hợp đóng vai trò chìa khóa, quyết định đến hiệu quả của hoạt động quản lý kho. Trong bài viết này, hãy cùng Intech Group khám phá sự khác biệt giữa kho công cộng và kho riêng - hai loại kho phổ biến trong sản xuất, kinh doanh, cũng như những yếu tố cần lưu ý khi đưa ra quyết định lựa chọn kho sao cho thông minh và hợp lý.

Kho riêng là gì?

Kho riêng (hay có tên gọi khác là kho tư nhân): kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu quản lý của riêng một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Dùng để nhập và lưu trữ các sản phẩm, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự chế tạo, sản xuất.

Kho công cộng là gì?

Kho công cộng (hay kho ghép, kho chung, kho chia sẻ) là nhà kho do một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp đầu tư xây dựng những với mục đích cho nhiều bên khác thuê và sử dụng. 

Cụ thể, kho công cộng sẽ được chia ra nhiều khu vực hoặc ô kệ khác nhau, sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê trong một khoảng thời gian nhất định (ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo nhu cầu) nhằm thu về một khoản phí mong muốn hàng tháng. Đối tượng sử dụng các kho công cộng thường là các cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ bị hạn chế về nguồn lực tài chính, chưa có khả năng xây dựng kho riêng.

Kho công cộng thường được đầu tư nhiều hơn nhằm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn về kho bãi đồng thời tích hợp thêm các dịch vụ tiện ích đi kèm khác như: bốc xếp, kiểm đếm, xe nâng, bao gói hàng hóa,...

So sánh kho riêng và kho công cộng 

Điểm giống nhau

• Cơ sở vật chất: Dù là kho riêng hay kho công cộng cũng sẽ đều được trang bị hệ thống máy móc, thiết bị hỗ trợ việc quản lý, lưu trữ hàng hóa, bao gồm: giá kệ để đặt hàng hóa, hệ thống quản lý kho hàng WMS, máy móc và các thiết bị nhập xuất hàng hóa.

• Quy trình vận hành: Quy trình vận hành kho riêng và kho chung đều tuân thủ những tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng cách. Các quy trình này bao gồm: quy trình xếp dỡ hàng hóa, quy trình kiểm soát kho và quy trình phân phối hàng hóa.

• Dịch vụ cung cấp: Cả kho công cộng và kho riêng đều cung cấp và tích hợp các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, lưu trữ hàng hóa như dịch vụ đóng gói, dịch vụ xếp dỡ và giao nhận hàng hóa.

Điểm khác nhau

• Mục đích sử dụng: Nếu như mục đích của kho riêng là lưu trữ sản phẩm, hàng hóa cho cá nhân, tổ chức là chủ sở hữu của kho đó. Kho riêng sử dụng nhằm duy trì hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu lưu trữ của chủ kho. Còn đối với kho chung, không gian lưu trữ được dành cho một hoặc nhiều cá nhân, doanh nghiệp khác nhau, kho chung thường được quản lý hoặc thuê bởi một bên thứ 3 độc lập

• Diện tích: Diện tích của mỗi kho sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng. Thông thường kho công cộng sẽ có diện tích không gian lớn hơn nhiều so với kho riêng để có đủ không gian lưu trữ hàng hóa cho nhiều doanh nghiệp

• Vị trí: Kho riêng thường đặt ở bất kỳ vị trí nào tại trụ sở của doanh nghiệp hoặc vị trí khác. Còn kho chung thường đặt ở vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển sản phẩm, đảm bảo việc bốc dỡ hàng hóa và phân phối trong quá trình vận chuyển, gần đường lớn, gần cảng biển, sân bay hoặc khu công nghiệp, trung tâm kinh tế, nơi giao thông phát triển thuận lợi

• Chi phí: Chi phí xây kho riêng tùy vào vị trí và quy mô xây dựng của chúng, trong khi kho công cộng thường được tính chi phí dựa trên diện tích không gian được thuê để sử dụng.

Ưu nhược điểm khi sử dụng kho riêng và kho công cộng 

Ưu và nhược điểm khi sử dụng kho công cộng

Ưu điểm: 

• Thuận tiện trong vận chuyển giúp di chuyển hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng hơn 

• Thuê kho chung giúp tiết kiệm chi phí xây dựng kho cũng như các chi phí phát sinh như bảo trì máy móc, thiết bị, thuế, nâng cấp kho,....

• Kiểm soát chi phí dễ dàng hơn: Các công ty cho thuê kho thường sẽ công khai mức giá. Đơn vị thuê kho sẽ căn cứ vào đó để kiểm soát chi phí kho hàng và cân đối ngân sách cho hoạt động kinh doanh của mình

• Mang đến sự linh hoạt: Đơn vị thuê kho thường sẽ lên phương án sử dụng ngắn hạn hay dài hạn tùy theo nhu cầu mà không có sự ràng buộc. Trong trường hợp thuê được kho hàng tốt hơn, giá thành rẻ hơn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi địa điểm

• Đơn giản hóa được các thủ tục hành chính: Sử dụng kho riêng, doanh nghiệp phải dki thêm giấy phép sử dụng địa điểm kinh doanh. Còn sử dụng kho chung doanh nghiệp gần như chỉ cần thanh toán hóa đơn sử dụng dịch vụ hàng tháng mà không cần làm nhiều thủ tục phức tạp khác

Nhược điểm

• Không gian không có sẵn: Kho chung thường được sử dụng bởi nhiều đơn vị cùng lúc. Vì vậy khách hàng muốn tăng không gian lưu trữ hàng hóa lên thì cần có kế hoạch trước, đặc biệt trong mùa cao điểm sản xuất sao cho đủ không gian đáp ứng nhu cầu lưu kho.

• Khó đáp ứng các sản phẩm chuyên biệt: Kho chung thường phục vụ lưu trữ nhiều loại hàng hóa khác nhau nhưng ở mức cơ bản và số động. Với các sản phẩm đặc thù cần điều kiện lưu trữ đặc biệt về nhiệt độ, độ ẩm như thực phẩm đông lạnh hay linh kiện điện tử thì không phải kho công cộng nào cũng đáp ứng được hoặc chi phí sẽ khá cao

Ưu và nhược điểm khi sử dụng kho riêng

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp có thể tự quản lý kho riêng của mình nên giúp họ chủ động thời gian khi xuất nhập hàng. Khi sử dụng kho chung, doanh nghiệp cần lên kế hoạch xuất nhập hàng trước gửi đến hệ thống hoặc bên quản lý kho, tiêu tốn nhiều thời gian thì với kho riêng, đơn vị có thể xuất nhập hàng bất cứ lúc nào mà không cần có kế hoạch hoặc thông báo trước.

• Cá nhân hóa dịch vụ kho bãi: Kho riêng được cá nhân xây dựng nhằm mục đích sử dụng cho riêng doanh nghiệp đó nên các tiêu chuẩn, cách thức vận hành đều phù hợp với đặc thù và nhu cầu riêng của đơn vị. Từ đó giúp kiểm soát hoạt động kho bãi tốt hơn, chủ động hơn

• Tận dụng nguồn nhân lực tối đa: Doanh nghiệp tận dụng nguồn nhân lực để phân bổ cho kho một cách phù hợp. Nhân sự có chuyên môn, giàu kinh nghiệm sẽ giúp hoạt động lưu trữ hiệu quả và an toàn hơn

• Khách hàng tin tưởng hơn: Khi doanh nghiệp có kho riêng lưu trữ hàng hóa thì quá trình xuất nhập khẩu hàng sẽ diễn ra nhanh chóng, theo đúng tiến độ yêu cầu, tăng trải nghiệm khách hàng 

• Tính linh hoạt: Kho riêng giúp bạn chủ động trong việc thay đổi sắp xếp, vận chuyển mà không cần tuân theo một quy trình dập khuôn nào cả

Nhược điểm

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Kho riêng cần chi phí đầu tư rất lớn để xây dựng và duy trì vận hành. Ngân sách này cần thời gian rất lâu mới có thể thu hồi. Vì thế nếu doanh nghiệp đang có ý định xây kho riêng cũng nên  cân nhắc thật kỹ về năng lực tài chính dài hạn của doanh nghiệp mình

• Chi phí cơ hội cao: Với doanh nghiệp nguồn tài chính còn hạn chế, xây dựng kho riêng có thể khiến bỏ lỡ nhiều cơ hội đầu tư tốt hơn. Thay vì đầu tư xây kho, doanh nghiệp có thể đầu tư vào hoạt động phát triển kinh doanh, phát triển sản phẩm hoặc cơ sở vật chất khác

• Rủi ro cao: Vận hành kho không tốt có thể dẫn đến nhiều tổn thất mà doanh nghiệp phải gánh chịu

Lựa chọn kho phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Để lựa chọn loại hình kho phù hợp với doanh nghiệp, cần xem xét kỹ các yếu tố sau:

Loại sản phẩm, hàng hóa

Đối với hàng hóa phổ thông, không có đặc thù riêng doanh nghiệp có thể lựa chọn kho công cộng. Ngược lại, đối với các hàng hóa dễ hư hỏng, đòi hỏi các tiêu chuẩn riêng biệt thì nên cân nhắc xây dựng kho riêng

Chi phí

 Sử dụng kho riêng sẽ tốn nhiều chi phí hơn so với kho công cộng, bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, chi phí duy trì vận hành và chi phí bảo trì, bảo dưỡng. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận, tính toán kỹ lưỡng các chi phí trước khi quyết định lựa chọn kho chung hay kho riêng

Quy mô sản xuất

Nếu doanh nghiệp quy mô sản xuất và nhu cầu lưu trữ hàng hóa lớn thì kho riêng có thể là một lựa chọn tốt hơn giúp quản lý và kiểm soát tốt số lượng hàng hóa. Ngược lại, nếu quy mô sản xuất vừa và nhỏ thì kho công cộng có thể là lựa chọn phù hợp hơn để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Năng lực quản lý kho

Kho riêng cho phép doanh nghiệp quản lý hàng hóa của mình trực tiếp, chủ động trong khi kho công cộng được quản lý bởi bên thứ 3 là các công ty logistic chuyên nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý kho của mình, kho riêng là sự lựa chọn hợp lý hơn

Nhìn chung, kho chung và kho riêng đều có những ưu, nhược điểm nhất định, phù hợp với quy mô sản xuất của các doanh nghiệp khác nhau. Các doanh nghiệp lớn thường có điều kiện tài chính tốt sẽ lựa chọn xây dựng kho riêng nhằm lưu trữ hàng hóa và quản lý một cách tốt nhất. Trong khi đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tài chính chưa ổn định, có thể tận dụng thuê kho chứa hàng chung để tiết kiệm chi phí phù hợp với ngân sách của mình. Hy vọng bài viết mà Intech Group tổng hợp có thể cung cấp đủ kiến thức về 2 loại kho hàng để doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định của mình.
 

Xem thêm:

• Phân biệt PLC và SCADA trong chu tình tự động hóa
• Tổng quan về laanhj sản xuất, Quy trình xuất lệnh sản xuất
• Lưu kho là gì? cách giảm chi phí lưu kho hàng hóa