Hoạt động lưu kho có tác động đến rất nhiều khía cạnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ việc lên kế hoạch mua nguyên vật liệu thô cho đến quản lý hàng tồn kho. Vậy lưu kho là gì? phương thức để giảm chi phí lưu kho hàng hóa? Cùng Intech Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây
 

Lưu kho là gì?

Lưu kho (Storage) là hoạt động nhằm lưu trữ hàng hóa trong kho hàng của doanh nghiệp với một khoảng thời gian nhất định trước khi phân phối đến tay khách hàng hoặc đại lý. Đây là một thuật ngữ phổ biến, xuất hiện tại các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu.

Kho lưu trữ có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho hàng hóa và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học, thống nhất để nhân viên hoặc quản lý có thể nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa hiện tại, số lượng hàng tồn, thời gian lưu kho,...Việc lưu kho hàng hóa có thể diễn ra tại kho hàng thuê ngoài hoặc ngay tại kho riêng của doanh nghiệp 

Lợi ích của việc lưu kho

Lưu kho mang đến những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong hoạt động quản lý, lưu trữ, sắp xếp và bảo quản hàng hóa, có thể kể đến:

• Tính chủ động: Việc sở hữu một kho hàng riêng của doanh nghiệp giúp chủ động hơn trong công tác quản lý và lưu trữ cũng như vận chuyển hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào. Kho hàng riêng không cần thuê ngoài cũng giúp đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian xuất, nhập cũng như giao hàng đến tay khách hàng

• Tính khoa học: Kho hàng sẽ được tích hợp các máy móc, thiết bị và phần mềm điều khiển để đảm bảo hàng hóa được bố trí khoa học nhất. Nhờ đó việc tìm kiếm cũng như xuất nhập hàng hóa trở nên nhanh chóng, chính xác hơn. 

• Tính an toàn: Kho lưu trữ thường được lắp đặt các thiết bị quản lý giám sát như: camera an ninh, hệ thống phòng cháy chữa cháy, khóa bảo vệ,..giúp hàng hóa luôn được bảo vệ an toàn, tránh hư hại và thất thoát xuống mức tối thiểu
   

Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho là các chi phí phát sinh trong hoạt động lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại kho trong khoảng thời gian nhất định. Chi phí này có thể cố định theo từng tháng hoặc thay đổi tùy theo từng thời điểm (phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau)

Chi phí lưu kho có thể là các khoản phí trực tiếp hoặc gián tiếp mà doanh nghiệp phải chi trả cho việc lưu trữ hàng hóa. Nó bao gồm tất cả các loại chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng trong kho chưa được bán ra như chi phí kho bãi thuê ngoài (nếu có), chi phí nhân công, bảo hiểm, thuế, chi phí hư hỏng, chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời. Để tránh việc lãng phí và không kiểm soát được sản phẩm tồn doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu tư xây dựng một hệ thống Kho hàng thông minh

4 loại phí lưu kho phổ biến hiện nay

• Chi phí vốn: là khoản chi phí đầu tư ban đầu mà doanh nghiệp phải trả cho việc lưu kho. Chi phí vốn được tính bằng tiền lãi cộng thêm và giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Ví dụ, chi phí vốn của doanh nghiệp là 30% tổng chi phí tồn kho, trong đó, tổng hàng tồn kho có trị giá là 6000$ thì chi phí vốn của doanh nghiệp là 1800$.

• Chi phí dịch vụ hàng tồn kho: là các khoản phí liên quan đến việc mua ứng dụng hoặc phần mềm CNTT, bảo hiểm, thuế. Trong đó, chi phí bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào 2 yếu tố là loại hàng hóa tồn kho và mức độ hàng tồn kho nhiều hay ít. Mức độ hàng tồn kho càng cao thì khả năng đáp ứng tốt nhu cầu  thay đổi của khách hàng càng cao. Tuy nhiên, lượng hàng tồn kho cao có thể làm gia tăng các chi phí về thuế và bảo hiểm =>tăng tổng chi phí dịch vụ hàng tồn kho.

• Chi phí rủi ro hàng tồn kho: Lưu trữ hàng hóa tồn kho luôn tiềm ẩn những rủi ro. Chi phí rủi ro cũng được coi là một khoản phí cố định mà doanh nghiệp phải chi trả trong quá trình lưu trữ hàng hóa. Phí rủi ro bao gồm sự hao hụt, thất thoát hàng hóa, thất lạc, lỗi vận chuyển, lỗi cập nhật hệ thống hay mất cắp. Ngoài ra, sự suy giảm về chất lượng sản phẩm cũng được coi là một chi phí rủi ro. 

• Chi phí không gian lưu trữ: Là chi phí liên quan đến thuê kho bãi, chi phí điều hòa, máy đo độ ẩm,... và một số chi phí khác liên quan. Chi phí không gian lưu trữ cũng có thể thay đổi tùy theo nhu cầu dự trữ thực tế
   

Cách tính chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho được tính toán bằng tổng 4 loại phí đã được đề cập đến ở phần trên, bao gồm: chi phí vốn, chi phí dịch vụ hàng tồn kho, chi phí rủi ro và chi phí không gian lưu trữ.

Chi phí lưu kho = chi phí vốn + chi phí rủi ro + chi phí dịch vụ + chi phí mặt bằng

Chi phí quản lý hàng tồn kho = chi phí lưu giữ hàng tồn kho / tổng giá trị hàng tồn kho x 100

Ví dụ, một nhà cung cấp thực phẩm có phí lưu giữ hàng tồn kho gồm:

• Chi phí vốn: 5.000$ cho nguyên liệu sữa và các chi phí liên quan

• Chi phí dịch vụ: 1500$ cho bảo hiểm thiết bị làm lạnh, chi phí tài chính, phí phần mềm quản lý kho

• Chi phí rủi ro: 500$ cho rủi ro kem bị hỏng hoặc tan chảy

• Chi phí không gian lưu trữ: 2.000$ để thuê không gian giữ kem đông lạnh

Như vậy, chi phí lưu kho của nhà cung cấp kem này là: 

Chi phí lưu kho = 5.000$ + 1.500$ + 500$ +  2.000$ = 9.000$. 

Giả sử tổng giá trị hàng tồn kho của kem hiện tại là 60.000$ thì chi phí quản lý hàng tồn kho sẽ là:

Chi phí quản lý hàng tồn kho = 9.000 USD / 60.000 x 100 = 15%

Dựa trên tính toán này, chúng ta có thể thấy rằng nhà sản xuất thực phẩm có chi phí quản lý hàng tồn kho bằng 15% giá trị hàng tồn kho.

3 cách giảm chi phí cho việc lưu kho

Đẩy nhanh thời gian luân chuyển hàng tồn kho

Đẩy mạnh lượng hàng hóa bán ra là một phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, bởi điều này sẽ rút ngắn thời gian tồn kho của hàng hóa.

Tỷ lệ lượng hàng hóa bán ra theo công thức sau:

Tỷ lệ lượng hàng đã bán = (# đơn vị đã bán trong kỳ / # đơn vị nhận được vào đầu kỳ) x 100

Dựa vào tỷ lệ hàng hóa đã bán ra biết chúng có đạt mong đợi hay không, từ đó có sự điều chỉnh sao cho phù hợp.

Các dự báo chính xác về hiệu suất bán ra của hàng hóa hay xu hướng tiêu dùng của thị trường sẽ góp phần nâng cao tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, giảm thiểu lượng hàng hóa dư thừa chiếm không gian trong kho và bị giảm giá trị theo thời gian

Giảm thiểu hàng tồn kho

Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp thường gặp hay phải đối mặt với tình trạng có mã hàng thì tồn lại quá nhiều, có mã lại cháy hàng. Để cải thiện vấn đề này, người quản lý nên lập một bảng theo dõi một loạt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của hàng tồn kho để đánh giá từng SKU (đơn vị lưu kho). Điều này giúp chúng ta xác định xem mã hàng đó có xứng đáng có một vị trí trong kho hàng hay không, sau đó giúp quyết định số lượng hàng hóa thích hợp để giữ lại.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng giúp cập nhật thông tin theo thời gian thực. Đồng thời đưa ra các báo cáo, phân tích số liệu để từ đó đưa ra các dự đoán cũng như quyết định trong tương lai. Với phần mềm quản lý kho hàng việc xuất nhập hàng luôn rõ ràng, minh bạch từ đó giúp tối ưu hóa việc lưu kho, góp phần tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng tốt hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động lưu kho và các khoản chi phí liên quan đến lưu kho là mối quan tâm chung của mọi doanh nghiệp. Nếu có giải pháp và phương án hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến hoạt động lưu trữ và cần tư vấn để đạt hiệu quả tối ưu, vui lòng liên hệ hotline 0983 113 387 để được chuyên gia hàng đầu Intech Group hỗ trợ

Xem thêm:

• Tự động hóa kho hàng- Cách ngăn ngừa rủi ro trong chuỗi cung ứng
• Phân biệt PLC và SCADA trong chu tình tự động hóa
• Tổng quan về laanhj sản xuất, Quy trình xuất lệnh sản xuất