Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với số liệu ghi trong sổ sách. Đây là hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong mọi loại hình doanh nghiệp, từ cửa hàng bán lẻ nhỏ đến các tập đoàn lớn, nhằm đảm bảo việc quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả.

Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến nhất hiện nay

Hiện nay, hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến nhất là kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. Cùng tìm hiểu về ưu, nhược điểm của từng phương pháp dưới đây.

• Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

  Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện thường xuyên, có thể là hàng ngày hoặc hàng tuần, tùy thuộc vào loại mặt hàng và quy mô kho hàng. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng giá trị cao như thiết bị điện tử, công nghệ, và máy móc.

• Kiểm kê định kỳ

  Phương pháp kiểm kê định kỳ được thực hiện theo chu kỳ cụ thể như hàng tháng, hàng quý hoặc theo nhu cầu của doanh nghiệp. Đây là phương pháp phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, có nhiều mã sản phẩm và sản phẩm có giá trị trung bình, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và tiết kiệm chi phí kiểm kê.

Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tồn kho mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất 2024 

Kiểm kê hàng tồn kho là công tác quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác lượng hàng hóa thực tế, từ đó đưa ra điều chỉnh kịp thời để đáp ứng nhu cầu hoạt động. Dưới đây là quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm các bước cơ bản, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp như sau: 

Bước 1: Xây dựng bảng kiểm kê hàng tồn kho chi tiết

Bước đầu tiên trong quy trình là xây dựng bảng thống kê hàng tồn kho chi tiết, dựa trên dữ liệu từ phần mềm quản lý. Các thông tin cần có gồm tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng trong báo cáo, và ghi chú chi tiết.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê và ghi chú và bảng thông tin

Người kiểm kê ghi lại số lượng hàng thực tế vào bảng. Nên có hai người kiểm kê độc lập, mỗi người ghi số liệu vào một bảng riêng để đảm bảo khách quan và độ chính xác.

Bước 3: Kiểm tra lại số lượng hàng hóa và so sánh với báo cáo

Sau khi kiểm kê xong, đối chiếu số liệu thực tế với báo cáo. Nếu có sự chênh lệch, cần đếm lại để đảm bảo chính xác nhất. Trường hợp phát sinh sai lệch, kế toán và thủ kho cần điều tra và giải trình.

Bước 4: Điều chỉnh báo cáo

Nếu có sai lệch, kế toán sẽ điều chỉnh lại báo cáo dựa trên số liệu thực tế. Nếu không có sai lệch, bước này có thể được bỏ qua.

Bước 5: Hoàn tất biên bản kiểm kê và ký xác nhận

Sau khi hoàn thành kiểm kê, biên bản kiểm kê cần có chữ ký của các bên liên quan để lưu trữ làm bằng chứng và tránh trường hợp sai sót.

Bước 6: Điều tra nguyên nhân và xử lý lỗi sai sót

Nếu phát hiện sai sót, quản lý cần điều tra nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Chênh lệch thừa: Có thể do nhầm lẫn trong báo cáo hoặc quên cập nhật khi nhập hàng.

• Chênh lệch thiếu: Có thể do nhân viên quên quét mã vạch, hao hụt vận chuyển, hoặc tình trạng mất cắp, gian lận.

Quy trình kiểm kê chi tiết giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho hàng trong năm 2024 và đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kinh doanh.

>> Tham khảo: Mô hình nhà kho thông minh

Cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác

Công thức tính hệ số vòng quay hàng tồn kho như sau: 

Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu / Giá trị kho trung bình

Trong đó:

• Doanh thu: Sẽ bằng tổng doanh thu trong kỳ

• Giá trị kho trung bình: Sẽ được tính bằng công thức: (Giá trị kho đầu kỳ + Giá trị kho cuối kỳ) / 2

Ví dụ: Doanh thu cửa hàng của bạn trong năm 2023 là 1.200.000.000 đồng, giá trị tồn kho trung bình là 50.000.000 đồng.

Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ bằng: 1.200.000.000 / 50.000.000 = 24

Như vậy trong năm 2023 cửa hàng của bạn đã quay vòng hàng tồn kho 24  lần. Tiếp theo, lấy 365 ngày / 24 lần = 15,2 ngày. Nghĩa là trung bình khoảng 15,2  ngày, cửa hàng của bạn sẽ hết 1 vòng quay hàng tồn kho. Dựa vào con số này bạn có thể ước tính trước thời gian sắp hết hàng để có kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Mục đích kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả kho hàng. Dưới đây là các mục đích chính của quá trình kiểm kê:

• Giám sát lượng hàng hóa tồn kho: Kiểm kê giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng hàng tồn, từ đó phát hiện và điều chỉnh sai lệch (nếu có) giữa báo cáo trên hệ thống và thực tế.

• Lập kế hoạch nhập hàng chính xác, tránh lãng phí: Nhờ vào kết quả kiểm kê chính xác, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngân sách nhập hàng phù hợp, giúp tránh tình trạng dư thừa hàng hóa và quản lý hiệu quả nguồn lực.

• Báo cáo lợi nhuận chuẩn xác: Tồn kho không chính xác dẫn đến sai lệch trong báo cáo chi phí bán hàng, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Kiểm kê chính xác giúp thống kê đúng số liệu, đảm bảo báo cáo lợi nhuận phản ánh đúng thực tế.

• Chuẩn bị bảng cân đối kế toán cho mùa thuế: Kiểm kê là bước quan trọng trong việc chuẩn bị bảng cân đối kế toán khi kê khai thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng hoàn thành các yêu cầu về thuế và quản lý tài chính tốt hơn.

Các sai lầm thường gặp khi quản lý hàng tồn kho

Dù kiểm kê giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho chính xác, quá trình này vẫn thường gặp những sai lầm phổ biến gây ảnh hưởng đến kết quả:

- Không chuẩn bị không gian kho trước: Một sai lầm phổ biến là không đảm bảo không gian đủ rộng và sắp xếp gọn gàng, gây khó khăn khi xếp dỡ hàng. Trước khi kiểm kê, cần đặt câu hỏi để xác định không gian và sắp xếp hàng hóa phù hợp:

• Không gian đã được dọn dẹp gọn gàng chưa?

• Các sản phẩm đã được sắp xếp chính xác và dễ lấy không?

- Thiếu nhân lực chuyên môn: Nhân sự là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kiểm kê. Khi thiếu nhân lực có kinh nghiệm, việc kiểm kê dễ gặp trở ngại, dẫn đến sai sót trong xử lý và theo dõi hàng hóa.

- Thiếu giám sát quy trình: Quy trình kiểm kê sẽ không đạt hiệu quả nếu thiếu sự giám sát cần thiết. Doanh nghiệp cần kiểm tra ngay từ đầu để đảm bảo tất cả các bước thực hiện chính xác, hạn chế tối đa rủi ro.

- Không xử lý lỗi kịp thời: Khi có lỗi phát sinh trong quá trình kiểm kê, nếu không khắc phục kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc xử lý lỗi cần được thực hiện ngay lập tức.

- Không chuẩn bị trước việc tiêu hủy hàng tồn: Việc không lập kế hoạch và chuẩn bị các thủ tục tiêu hủy hàng tồn có thể khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí tồn kho không cần thiết, làm lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả quản lý.

Việc kiểm kê hàng tồn kho chặt chẽ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý kho và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Để giúp quy trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp nên áp dụng các lưu ý sau:

Phân loại sản phẩm tồn kho

Chuyên gia kinh doanh khuyến nghị các doanh nghiệp sản xuất nên phân loại hàng tồn kho theo nhóm ABC. Nhóm A bao gồm những mặt hàng có giá trị cao nhưng số lượng ít; nhóm B là các sản phẩm có giá trung bình; và nhóm C là các mặt hàng giá thấp, bán nhanh. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng ưu tiên kiểm kê cho những sản phẩm có giá trị cao, đồng thời giảm chi phí lưu kho không cần thiết.

Theo dõi toàn diện thông tin sản phẩm 

Ghi chép đầy đủ thông tin chi tiết về từng sản phẩm trong kho, bao gồm SKU, mã vạch, số lô, nguồn gốc, và nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác lượng hàng hóa. Bên cạnh đó, việc cập nhật chi phí của từng mặt hàng cũng giúp doanh nghiệp có phương án điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.

Nhất quán trong quy trình kiểm kê

Để tránh các vấn đề như số liệu không khớp hay sai sót trong quy trình kiểm kê, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên kho và nhân viên nhập hàng thống nhất quy trình làm việc. Việc có một quy trình nhất quán không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn giúp công việc diễn ra suôn sẻ, nâng cao hiệu quả.

Ứng dụng công nghệ quản lý kho 

Áp dụng phần mềm quản lý nhà kho thông minh vào quy trình kiểm kê là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác cao hơn. So với các phương pháp truyền thống như bảng tính Excel hay sổ ghi chép, phần mềm quản lý kho hiện đại dễ dàng tích hợp và xử lý dữ liệu trong thời đại 4.0.

Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ để chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu thực tế. Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp tối ưu hóa kiểm kê hàng tồn kho mà còn hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt thông tin tức thời, giúp đưa ra quyết định quản lý tốt hơn.

Kết luận 

Việc áp dụng những phương pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kiểm kê hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Để quản lý và kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả hay liên hệ với Intech Group - Đơn vị cung cấp giải pháp kho tự động hàng đầu Việt Nam, với đội ngũ tư vấn nhiệt tình, dày dặn kinh nghiệm sẽ giải quyết những vấn đề doanh nghiệp bạn đang gặp phải. 

Xem thêm:

• Vòng quay hàng tồn kho là gì? Công thức tính vòng quay hàng tồn kho

• Quy trình quản lý kho - Bước quản lý kho hiệu quả

• Lưu kho là gì? Cách giảm chi phí lưu kho hàng hóa