Tìm hiểu 3D5S trong doanh nghiệp - Intech group

3D5S là gì? 

Các Yếu Tố Chính Của Nguyên Tắc 3D 5S

Trong đó nguyên tắc này được cấu thành bởi hai yếu tố chính là 3D và 5S. 3D là bộ 3 nguyên tắc cần tuân thủ ở vai trò của một lãnh đạo, quản lý và quản trị doanh nghiệp. 5S là các phương pháp làm việc tiêu chuẩn được đặt ra để áp dụng nhằm mang lại hiệu quả thực tế.

3D Là Gì?

3D là viết tắt của ba nguyên tắc vàng trong quản lý: Directing (Chỉ đạo), Discussing (Thảo luận), và Delegating (Ủy thác). Đây là những yếu tố quan trọng mà các nhà lãnh đạo có thể kết hợp linh hoạt để đạt được hiệu quả quản lý tối ưu. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về từng nguyên tắc và cách chúng hỗ trợ trong việc nâng cao khả năng lãnh đạo và quản lý.

Directing: Chỉ đạo

Chỉ đạo tập trung vào việc truyền đạt rõ ràng các nhiệm vụ và mục tiêu công việc. Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần phải:

Giao tiết tốt: Là khả năng truyền đạt nhiệm vụ, công việc rõ ràng và cụ thể để các nhân viên nắm rõ và thực hiện liền mạch, hiệu quả.

Đề ra mục tiêu và quyết định: Người lãnh đạo cần đưa ra được mục tiêu cần đạt được như mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, để định hướng công việc được rõ ràng và cụ thể hơn.

Giảm sát và đánh giá: Theo dõi tiến độ công việc thường xuyên giúp đưa ra các phản hồi kịp thời trong việc và đánh giá hiệu quả năng suất làm việc. Đồng thời giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên để đảm bảo các mục tiêu đều được thực hiện.

Discussing: Thảo luận

Thảo luận liên quan đến khả năng điều phối các cuộc họp và trao đổi ý tưởng. Trong quá trình này, người lãnh đạo cần phải:

Điều phối cuộc họp: Người lãnh đạo tổ chức và điều phối để cuộc họp được diễn ra hiệu quả đảm bảo mỗi nhân sự đều có cơ hội đóng góp, đưa ra ý kiến. Bên cạnh đó, họ cũng trở thành cầu nối của tất cả các thành viên giúp cuộc thảo luận đi đúng hướng, đảm bảo thông tin được thảo luận đầy đủ và có hiệu quả. 

Giám sát và đánh giá: Theo dõi tiến độ công việc và cung cấp những phản hồi, giải pháp kịp thời trong việc việc đánh giá hiệu suất làm việc. Qua việc giám sát và đánh giá, lãnh đạo có thể giúp nhân viên nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với công việc. Điều này tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn và đạt được kết quả tốt hơn.

Delegating: Ủy thác

Ủy thác là khả năng trao quyền cho nhân viên để họ thực hiện các nhiệm vụ. Một nhà lãnh đạo cần phải:

Thiết lập mục tiêu:  Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và ủy thác cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ, cả 2 sẽ tiến hành thảo luận và đánh giá sự phù hợp của các mục tiêu.

Trao quyền quyết định: Cho phép nhân viên ra quyết định liên quan đến công việc họ đảm nhiệm.

Nghiệm thu kết quả: Đánh giá kết quả cuối cùng và đưa ra các đề xuất giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất

5S Là Gì?

5S: SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc) và SHITSUKE (Sẵn sàng)

Quy trình 5S trong sản xuất?

Seri: Sàng lọc

Sàng lọc nhằm mục đích xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Các vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng, và những thứ không liên quan đến hoạt động hiện tại sẽ được tách biệt và loại bỏ. Bằng cách này, chỉ những đồ vật cần thiết mới được giữ lại tại khu vực làm việc, giúp giảm thiểu sự lộn xộn và tăng cường hiệu quả làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kỳ.

Seiton: Sắp xếp

Sắp xếp có vai trò quan trọng trong việc bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, và hàng hóa ở các vị trí hợp lý để dễ nhận biết, dễ lấy và dễ trả lại. Nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng mọi vật dụng đều có vị trí quy định rõ ràng và kèm theo dấu hiệu nhận biết để dễ dàng sử dụng. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

Seiso: Sạch sẽ

Giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, và các khu vực xung quanh là mục tiêu chính của nguyên tắc này. Môi trường làm việc sạch sẽ không chỉ đảm bảo sức khỏe và an toàn cho nhân viên mà còn nâng cao mỹ quan và hiệu quả làm việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ.

Seiketsu: Săn sóc

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Lợi ích của 3D5S đối với doanh nghiệp trong quản lý công việc

Ứng dụng phương pháp 3D 5S không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Dưới đây là những lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể nhận được khi áp dụng 3D5S vào quá trình vận hành và quản lý.

Tạo ra không gian làm việc sạch sẽ và an toàn 

Ứng dụng 3D5S giúp duy trì một không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn mà còn đảm bảo sức khỏe và an toàn lao động. Một môi trường làm việc sạch sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn và bệnh tật, đồng thời nâng cao chất lượng công việc.

Kiểm soát thiết bị và dụng cụ hiệu quả  

Khi các thiết bị và dụng cụ hỗ trợ công việc được kiểm tra và bảo trì thường xuyên, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng hư hỏng bất ngờ. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu gián đoạn trong quá trình làm việc mà còn cải thiện hiệu suất công việc, đảm bảo rằng mọi công cụ đều hoạt động tối ưu.

Tối ưu hóa thời gian làm việc

Không gian làm việc khoa học và ngăn nắp giúp tối ưu hóa thời gian làm việc cho nhân viên. Khi các vật dụng và tài liệu được sắp xếp theo trình tự hợp lý, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng chúng một cách nhanh chóng. Điều này giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng cường hiệu suất làm việc.

Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở

Một môi trường làm việc lành mạnh, kết hợp với sự lãnh đạo giỏi và khả năng điều phối linh hoạt, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoàn thành công việc. Lãnh đạo giỏi không chỉ điều phối công việc hiệu quả mà còn trao quyền cho nhân viên, từ đó nâng cao động lực và sự hài lòng trong công việc.

Nâng cao chất lượng công việc và tinh thần nhân văn 

Kết luận

3D5S là một trong những bài học quản lý cực kỳ quý giá mà các lãnh đạo nên nắm vững. Đây là phương pháp và nguyên tắc vàng giúp cải thiện quy trình làm việc và quản trị doanh nghiệp. Với 3D5S, các lãnh đạo có thể áp dụng các nguyên tắc này như một kim chỉ nam hữu hiệu, giúp thấu hiểu nhân viên và đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn. Hy vọng rằng thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ về 3D5S và cách áp dụng nó vào quản lý doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm về cách tích hợp 3D5S vào hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay qua hotline 0983 113 387-0966 966 032 để được thảo luận với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của Intech Group nhé!

Tham khảo thêm: 

Lưu đồ quy trình sản xuất là gì?

Quy trình quản lý kho

Mô hình quản trị doanh nghiệp là gì? Các mô hình quản trị hiện đại thường dùng